Politique de confidentialité

 

Nous valorisons l’ouverture et la transparence chez OpenUp, et nous nous engageons à être ouverts et transparents sur la façon dont nous gérons vos données personnelles. Votre vie privée est toujours notre priorité absolue. Vos données sont en sécurité avec nous, et nous n’utiliserons vos données que lorsque c’est nécessaire, pour des finalités clairement définies, et conformément aux lois applicables sur la confidentialité.

 

Cette Déclaration de confidentialité fournit des informations juridiques importantes sur la façon dont OpenUp traite vos données personnelles lorsque vous utilisez nos services ou visitez notre site web. Nous vous conseillons de la lire attentivement.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes, n’hésitez pas à contacter notre Délégué à la Protection des Données à [email protected].

 

Les dernières modifications ont été apportées le 13 janvier 2026

 

Informations générales

 

Votre vie privée nous tient à cœur. Cette Déclaration de confidentialité contient des informations sur vos droits en matière de confidentialité et sur la façon dont OpenUp B.V. traite vos données. Cette Déclaration de confidentialité concerne le traitement des données personnelles des utilisateurs de nos services, des visiteurs de notre site web et des personnes qui postulent pour un poste chez OpenUp.

 

Qui est responsable du traitement de vos données personnelles ?

 

OpenUp B.V. (OpenUp), basée à Amsterdam et enregistrée auprès de la Chambre de Commerce sous le numéro 77340159, est un « responsable de traitement » au sens des règles de confidentialité applicables, y compris le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

 

À quoi s’applique cette politique de confidentialité ?

 

Cette politique de confidentialité s’applique à tous les produits et services qu’OpenUp propose et concerne le traitement des données personnelles de toute personne qui nous contacte à quelque titre que ce soit.

 

Cela peut inclure les utilisateurs (potentiels) de nos services, les visiteurs du site web, les candidats à un emploi et toutes autres personnes qui nous contactent ou dont nous traitons les données personnelles, à l’exception des employés d’OpenUp.

 

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

 

Une donnée personnelle est toute donnée qui peut être retracée jusqu’à vous en tant qu’individu. Les données personnelles les plus basiques sont votre nom, numéro de téléphone, adresse et/ou adresse e-mail. De plus, cela concerne toutes les autres données que vous partagez avec nous qui peuvent être retracées jusqu’à vous et sont liées à votre contact avec OpenUp. Cela inclut votre demande, les informations sur votre situation personnelle ou les résultats de votre bilan de santé. En outre, votre adresse IP et votre comportement de navigation, par exemple, peuvent également relever des données personnelles.

 

Quelles données personnelles traitons-nous ?

 

Nous traitons vos données personnelles. Par « traiter », nous entendons que, selon les circonstances spécifiques et le contexte, OpenUp peut, par exemple, collecter, stocker, utiliser et transférer vos données personnelles. Vous pouvez en lire plus à ce sujet ci-dessous.

 

1. Utilisateurs de nos services

 

OpenUp traite les données personnelles des utilisateurs pour la fourniture de nos services. Nous le faisons, par exemple, lorsque vous créez un compte MyOpenUp ou lorsque vous décidez de partager des données personnelles avec nous dans le cadre d’un accompagnement par l’un de nos experts.

 

Personnes concernées	Finalité(s) du traitement	Données personnelles qui pourraient être traitées	Base juridique
Personnes qui utilisent nos services	Fournir l’accès à notre plateforme via un compte MyOpenUp (via le site web et l’application mobile) et faciliter la communication.	Création du compte MyOpenUp : • Adresse e-mail • Prénom • Année de naissance • Employeur (le cas échéant)	Nous traitons les données de santé sur la base de votre consentement. Celui-ci est demandé lors de la création d’un compte MyOpenUp. Les autres données personnelles (non sensibles) nous les traitons pour l’exécution de l’accord entre vous et OpenUp (qui est établi lorsque vous acceptez nos conditions d’utilisation). Pour la préparation de rapports pour les employeurs, les données sont pseudonymisées ou anonymisées, afin qu’elles ne puissent pas être retracées jusqu’aux personnes physiques. Dans la mesure où des données personnelles seraient traitées ici, cela n’arrive que si vous avez donné votre consentement explicite. Celui-ci est demandé lors de la création d’un compte MyOpenUp.
	Accompagnement par l’un de nos experts lors d’une session en ligne 1:1	Les informations demandées pour créer un compte MyOpenUp, plus : • Numéro de téléphone • Informations sur votre situation personnelle et votre bien-être
	Participation aux OpenUp Spaces	Les informations demandées pour créer un compte MyOpenUp, plus le numéro de téléphone
	Réalisation du bilan OpenUp (soins auto-guidés)	• Nom et adresse e-mail • Informations sur votre situation personnelle et votre bien-être
	Participation à une table ronde RH et envoi ultérieur d’informations pertinentes concernant nos services. Création de rapports (anonymes) pour l’employeur afin de fournir un aperçu de nos services et de leur impact.	• Nom et adresse e-mail • Titre du poste • Organisation • Date de naissance • Employeur
	Fournir l’accès à notre plateforme RH via un compte pour les utilisateurs RH.	Adresse e-mail, Prénom et Nom de famille, Employeur

 

Les données que vous fournissez dans le cadre du bilan de vitalité OpenUp peuvent être utilisées pour créer des perspectives agrégées et anonymisées pour votre organisation, dans le but de fournir un aperçu des tendances générales du bien-être et de l’impact des services d’OpenUp.

Ces perspectives sont entièrement anonymisées, ce qui signifie qu’elles ne peuvent pas être retracées jusqu’à vous ou à tout autre individu, et ne sont partagées qu’au niveau du groupe. Aucun résultat individuel ou information identifiable n’est jamais partagé avec les employeurs ou les clients.

 

OpenUp utilise des systèmes sécurisés pour soutenir et améliorer ses services, notamment en aidant à créer des résumés clairs et structurés des conversations entre l’utilisateur et l’expert OpenUp, et en fournissant les meilleures recommandations possibles. Cela permet de s’assurer que l’accompagnement reste cohérent et significatif. Cela concerne le contenu des conversations partagé durant les sessions, qui peut inclure des catégories spéciales de données personnelles au sens du RGPD, selon ce que vous choisissez de partager.

Base juridique
Nous traitons ces données uniquement sur la base de votre consentement explicite. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

 

Mesures de protection supplémentaires/confidentialité
Vos conversations restent privées en permanence. OpenUp ne stocke pas d’enregistrements audio ou vidéo des sessions. L’accès aux notes écrites et aux résumés est strictement limité, et ils ne sont pas utilisés à d’autres fins sans votre consentement.

 

2. Visiteurs du site web

 

OpenUp traite les données personnelles pour fournir, maintenir et améliorer notre site web. Cela peut également inclure la réponse aux demandes lorsque vous nous contactez via le site web, par exemple, via la fonction de chat. Veuillez vous référer à notre déclaration sur les cookies pour des informations spécifiques sur les cookies et technologies similaires utilisées dans ce contexte.

 

Personnes concernées	Finalité(s) du traitement	Données personnelles qui pourraient être traitées	Base juridique
Visiteurs du site web	• Pour la maintenance et l’optimisation du site web • Pour analyser et améliorer nos services • Pour traiter toute demande, plainte et litige • Pour communiquer avec vous via notre fonction de chat	• Adresse IP • Type de navigateur et paramètres du navigateur • Autres informations techniques que nous pourrions collecter via les cookies • Informations que vous nous fournissez lorsque vous nous contactez via la fonction de chat, incluant au moins votre nom et adresse e-mail	Nous traitons les données personnelles des visiteurs du site web sur la base de notre intérêt légitime à fournir et sécuriser notre site web et poursuivre les finalités de traitement, ou sur la base de votre consentement pour collecter des catégories spécifiques de données personnelles à l’aide de cookies et autres technologies.

 

3. Candidats

 

Personnes concernées	Finalité(s) du traitement	Données personnelles qui pourraient être traitées	Base juridique
Personnes postulant pour un poste chez OpenUp	Évaluer l’adéquation du candidat pour une vacance chez OpenUp (recrutement) et contacter le candidat. De plus, il est important de pouvoir tester l’intégrité/fiabilité pour certains postes.	• Prénom et nom de famille • Adresse e-mail • Numéro de téléphone • Adresse • Photo • Présentation vidéo • Sexe • Formation • Expérience • Certificat de bonne conduite • Solvabilité	Nous traitons les données personnelles des candidats à l’emploi sur la base de notre intérêt légitime à sélectionner les meilleurs candidats pour OpenUp et prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat ou lorsque le traitement est nécessaire pour respecter des obligations légales. Nous pouvons également traiter des données personnelles sur la base de votre consentement, par exemple, pour conserver votre dossier de candidature pendant un an, si nous avions un emploi pour vous. Quand nous effectuons un contrôle d’intégrité, nous vous en informerons toujours au préalable.

 

4. Employés

 

Personnes concernées	Finalité(s) du traitement	Données personnelles qui pourraient être traitées	Base juridique
Employés OpenUp	• Gérer les dossiers des employés à des fins d’emploi et de soutien • Traiter les salaires et avantages • Respecter les obligations fiscales, sociales et de déclaration • Maintenir un lieu de travail sécurisé et une préparation aux urgences	• Justificatif de domicile • Pièce d’identité • Informations de contact personnelles • Justificatifs de formation • Informations de contact d’urgence • Informations générales sur les membres de la famille	• Exécution du contrat d’emploi • Obligation légale

 

Comment obtenons-nous vos données personnelles ?

 

Nous obtenons vos données personnelles de différentes manières :

• Fournies par vous : par ex. les informations que vous avez fournies pour créer un compte MyOpenUp, compléter l’auto-évaluation ou lors d’une session avec l’un de nos psychologues et/ou experts en hygiène de vie.
• Obtenues de tiers : parfois, nous recevons vos données d’autres personnes ou parties externes, par exemple, via un recruteur ou les réseaux sociaux, si vous avez donné à cette partie la permission de le faire.
• Obtenues automatiquement : Nous obtenons certaines données personnelles automatiquement, par exemple, via les cookies et techniques similaires (pour en savoir plus, consultez notre politique de cookies).

Lorsque vous ne fournissez pas d’informations personnelles

En principe, vous n’êtes pas obligé de nous fournir des informations sur vous-même. Cependant, votre refus de fournir certaines informations peut affecter négativement, par exemple, notre service envers vous. Supposons que fournir des données personnelles spécifiques soit une obligation légale ou une exigence contractuelle essentielle pour conclure un contrat avec nous. Dans ce cas, nous fournirons séparément des informations supplémentaires à ce sujet dans la mesure où cela doit être clarifié à l’avance. Dans ce cas, nous vous informerons également des conséquences possibles si ces informations ne sont pas fournies.

 

Avec qui vos données seront-elles partagées ?

 

Nous ne partageons vos données personnelles avec des tiers que dans les conditions suivantes :

• Le partage de données personnelles vise à fournir un service ou à engager un tiers. Ainsi, les sous-traitants n’auront accès qu’aux données personnelles dont ils ont besoin pour leur partie du service et ne seront pas autorisés à traiter les données à leurs propres fins.
• Les personnes chez le tiers ayant accès aux données personnelles doivent les garder confidentielles.
• Le tiers est obligé de se conformer à la législation applicable sur la protection des données.

 

Il existe trois catégories de tiers (« sous-traitants ») avec lesquels nous pouvons partager vos données sur la base du besoin d’en connaître :

• Prestataires de services externes impliqués dans l’activité de traitement pertinente (voir aperçu ci-dessous) ;
• Sociétés mères, sœurs et/ou filiales d’OpenUp engagées dans l’activité de traitement appropriée ;
• Autorités publiques, lorsque requis par la loi.

 

Un aperçu des sous-traitants (non affiliés à OpenUp) peut être trouvé dans le tableau ci-dessous :

 

Sous-traitant	Objectif
Microsoft Azure	Hébergement des données de fichiers, Appel vidéo avec nos Experts (Psychologues et Experts en hygiène de vie)
Google	Pour le contact par e-mail et l’analyse d’utilisation du site web
Sendgrid	Envoi d’e-mails depuis notre plateforme
ActiveCampaign	Envoi des actualités et newsletters OpenUp
Livestorm	Participation aux OpenUp Spaces
Voys	Contact téléphonique (uniquement lorsque vous appelez l’un de nos numéros locaux)
LiveChat	Lorsque vous chattez via notre site web (uniquement lorsque vous nous contactez via le chat sur notre site web)
Mollie	Paiement pour nos services (uniquement lorsque vous et non votre employeur payez pour OpenUp)
Greenhouse	Soutien avec votre candidature (uniquement lorsque vous postulez pour un emploi chez OpenUp)
Sendbird	Lorsque vous chattez via notre application mobile
Pendo	Analyse d’utilisation de MyOpenUp
Firebase	Analyse d’utilisation de l’application mobile OpenUp

 

De plus, OpenUp peut utiliser des notes écrites entièrement anonymisées et stockées de manière sécurisée pour améliorer la clarté et l’utilité des résumés et recommandations. Ces notes ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d’IA. Ces notes sont anonymisées de telle façon qu’elles ne peuvent pas être liées à un individu identifié ou identifiable et ne qualifient donc plus de données personnelles sous le RGPD.

Ces notes anonymisées sont utilisées exclusivement dans le but d’améliorer la qualité et la fiabilité de nos services et ne sont jamais utilisées pour identifier les utilisateurs ou pour prendre des décisions concernant les individus.

 

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

 

OpenUp attache une grande importance à la protection de la vie privée et des données personnelles des individus. Par conséquent, OpenUp a pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sauvegarder et sécuriser vos données, notamment :

• OpenUp est certifié ISO27001 et NEN7510, ce qui signifie que nos processus répondent aux exigences (légalement) établies de notre secteur pour la sécurité de l’information.
• Nous avons des politiques et procédures internes, telles qu’une procédure de violation de données.
• Réalisation d’un audit externe annuel pour évaluer si nos mesures sont conformes aux dernières normes de sécurité de l’information ;
• Nous nous assurons que les personnes qui peuvent accéder à vos données sont liées à une strict confidentialité. Bon à savoir : nos psychologues et experts en hygiène de vie ont un secret professionnel, et tous nos employés sont (également) contractuellement liés à la confidentialité.
• Nous avons mis en place des noms d’utilisateur et mots de passe sur tous nos systèmes. Nous testons régulièrement ces systèmes avec des experts qualifiés pour leur fonctionnement et leur robustesse.

 

Vers quels pays transférons-nous vos données ?

 

En principe, OpenUp ne traite pas vos données dans des pays en dehors de l’Espace Économique Européen (EEE). Cela s’applique en tout cas aux données relatives à votre santé. Supposons que vos données soient traitées en dehors de l’EEE. Dans ce cas, le transfert sera légitimé comme suit :

Le transfert de vos données à un tiers en dehors de l’EEE peut principalement être légitimé sur la base d’une décision d’adéquation dite de la Commission européenne déclarant que le pays tiers en question offre un niveau adéquat de protection des données. Un aperçu de toutes les décisions d’adéquation prises peut être trouvé ici. Lorsque vos données sont transférées vers un pays en dehors de l’EEE pour lequel aucune décision d’adéquation n’est en vigueur, nous appliquons la version pertinente des Clauses Types dans le contrat avec la partie impliquée dans le transfert. Ce contrat modèle a été approuvé par la Commission européenne pour protéger vos données, les parties complétant les annexes pour fournir des informations pertinentes sur le traitement. Des mesures de sauvegarde supplémentaires sont prises le cas échéant.

 

Comment déterminons-nous la durée de conservation de vos données personnelles ?

 

Nous conservons vos données pas plus longtemps que nécessaire aux fins du traitement. Par exemple, nous supprimons les données concernant votre situation personnelle et votre bien-être [trois] ans après que vous ayez cessé d’utiliser les services d’OpenUp.

Cependant, des exceptions aux périodes de conservation générales peuvent s’appliquer :

• Période de conservation plus courte. Si vous exercez certains droits de confidentialité, nous pouvons conserver vos données personnelles pendant une période plus courte.
• Période de conservation plus longue. Dans certaines situations, nous traitons vos données pendant une période plus longue que nécessaire au traitement. C’est le cas, par exemple, lorsque nous devons traiter des données personnelles plus longtemps en raison de :
• Obligations de conservation. Pour respecter une période de conservation minimale ou autre obligation légale à laquelle OpenUp est soumise sous la loi de l’UE ou la loi d’un État membre de l’UE ;
• Procédures. Données personnelles nécessaires en relation avec des procédures judiciaires ;
• Liberté d’expression. Lorsqu’un traitement ultérieur de données personnelles est requis, il est nécessaire d’exercer le droit à la liberté d’expression et d’information ;
• Votre consentement (explicite) pour conserver les données au-delà de la période de conservation.

• – Les notes écrites et résumés créés lors des sessions sont traités comme toutes les autres notes d’accompagnement. Ils suivent les périodes de conservation standard d’OpenUp pour les services d’accompagnement et de soutien. Ces notes sont supprimées ou anonymisées une fois qu’elles ne sont plus nécessaires à la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
• – Les notes entièrement anonymisées qui ne sont plus traçables à un individu identifié ou identifiable peuvent être conservées pendant une période plus longue et utilisées uniquement pour améliorer la qualité et la personnalisation des résumés et recommandations offerts aux utilisateurs.

Vous pouvez nous contacter pour en savoir plus sur la durée de traitement des données (personnelles) et pourquoi. Nos coordonnées sont répertoriées au bas de cette déclaration de confidentialité.

 

Quels sont vos droits en matière de confidentialité ?

 

Sous le RGPD, vous avez plusieurs droits en tant que personne concernée :

• Droit d’accès : le droit de demander l’accès à vos données.
• Droit de rectification : si les données personnelles que nous détenons sur vous sont incorrectes, vous avez le droit de nous demander de les corriger.
• Droit à l’effacement : si vous voulez que nous supprimions vos données personnelles, vous avez le droit de demander que nous supprimions vos données. Cependant, nous ne pouvons pas toujours nous conformer à de telles demandes.
• Droit d’opposition : le droit de vous opposer au traitement de données personnelles lorsque nous invoquons notre intérêt légitime comme fondement de traitement (voir paragraphe 3 ci-dessus).
• Droit de limitation : OpenUp continuera à stocker les données personnelles à votre demande, mais ne pourra, en principe, plus rien en faire.
• Le droit à l’examen humain des décisions automatisées concerne le droit de ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur un traitement automatisé qui affecte significativement l’individu. À cet égard, nous vous informons que nous n’utilisons pas de prise de décision automatique lors du traitement de vos données.
• Droit de retirer le consentement : vous pouvez révoquer votre consentement à une activité de traitement spécifique à tout moment. Cependant, le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement basé sur le consentement avant qu’il ne soit retiré.
• Droit de réclamation : Ceci concerne votre droit de vous plaindre à une autorité de contrôle, particulièrement dans l’État membre de l’UE où vous vivez, travaillez ou où une violation présumée s’est produite. Ici, vous pouvez trouver une liste des autorités de contrôle et leurs coordonnées. Nous serions reconnaissants si vous nous approchiez avec vos préoccupations avant d’approcher l’autorité de contrôle. Veuillez nous contacter au préalable en utilisant les coordonnées fournies.

 

Comment pouvez-vous exercer vos droits en matière de confidentialité ?

Vous pouvez exercer vos droits en matière de confidentialité gratuitement en envoyant votre demande par e-mail à [email protected]. Nous fournirons des informations sur le suivi de la demande sans délai excessif et, en principe, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Selon la complexité de la demande et le nombre de demandes, cette période peut être prolongée de deux mois.

 

Comment pouvez-vous nous contacter ?

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes, n’hésitez pas à nous contacter à [email protected].

 

Modifications

Nous pouvons occasionnellement modifier cette Déclaration de confidentialité pour l’adapter aux nouvelles technologies, pratiques standard, lois et réglementations, ou à d’autres fins. La version la plus récente peut toujours être consultée sur notre site web.