Openheid en transparantie zijn voor OpenUp belangrijk. We informeren je daarom graag over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken. Jouw privacy staat daarbij altijd voorop. Wij gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. We gebruiken ze alleen als dat nodig is, voor duidelijk omschreven doeleinden, en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.

Deze privacyverklaring biedt belangrijke juridische informatie over hoe OpenUp jouw persoonlijke gegevens verwerkt wanneer je onze diensten gebruikt of onze website bezoekt. We raden je aan dit zorgvuldig te lezen.

Heb je vragen, zorgen of klachten? Neem gerust contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via [email protected].

De laatste wijzigingen zijn gemaakt op 13 januari 2026

Algemene informatie

Jouw privacy is belangrijk voor ons. Deze privacyverklaring bevat informatie over jouw privacyrechten en hoe OpenUp B.V. jouw gegevens verwerkt. Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonlijke gegevens van gebruikers van onze diensten, bezoekers van onze website en personen die solliciteren naar een functie bij OpenUp.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens?

OpenUp B.V. (OpenUp), gevestigd in Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77340159, is een “verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de geldende privacyregels, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Waarvoor geldt dit privacybeleid?

Dit privacybeleid geldt voor alle producten en diensten die OpenUp aanbiedt en heeft betrekking op de verwerking van persoonlijke gegevens van iedereen die op welke manier dan ook contact met ons opneemt.

Dit kan betrekking hebben op (potentiële) gebruikers van onze diensten, bezoekers van onze website, sollicitanten en iedereen die contact met ons opneemt of van wie wij persoonsgegevens verwerken. OpenUp-medewerkers vallen hier niet onder.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect tot jou als persoon te herleiden zijn. Denk bijvoorbeeld aan je naam, telefoonnummer, adres en e-mailadres. Het gaat ook om andere gegevens die je met ons deelt en die te herleiden zijn tot jou, bijvoorbeeld in het kader van je contact met OpenUp. Dit kan gaan om de inhoud van je vraag, informatie over je persoonlijke situatie of de uitkomsten van een (gezondheids)check. Ook technische gegevens, zoals je IP-adres en informatie over je gebruik van onze website (bijvoorbeeld surfgedrag), kunnen persoonsgegevens zijn.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens. Met ‘verwerken’ bedoelen we dat OpenUp jouw persoonsgegevens kan verzamelen, vastleggen, opslaan, gebruiken en delen, afhankelijk van de situatie en het doel. Hieronder lees je hier meer over.

1. Gebruikers van onze diensten

OpenUp verwerkt persoonsgegevens van gebruikers voor het verlenen van onze diensten. We doen dit bijvoorbeeld wanneer je een MijnOpenUp-account aanmaakt of wanneer je ervoor kiest om persoonlijke gegevens met ons te delen in de context van begeleiding door een van onze experts.

Gegevens die je verstrekt als onderdeel van de OpenUp-vitaliteitscheck kunnen worden gebruikt om geaggregeerde en geanonimiseerde inzichten voor jouw organisatie te creëren, met als doel inzicht te bieden in algemene welzijnstrends en de impact van OpenUp’s diensten.

Deze inzichten zijn volledig geanonimiseerd, wat betekent dat ze niet naar jou of een ander individu kunnen worden herleid, en worden alleen op groepsniveau gedeeld. Individuele resultaten of identificeerbare informatie worden nooit gedeeld met werkgevers of klanten.

OpenUp gebruikt beveiligde systemen om onze diensten te ondersteunen en te verbeteren. Bijvoorbeeld om heldere, gestructureerde samenvattingen te maken van gesprekken tussen jou en een OpenUp-expert, en om zo goed mogelijke aanbevelingen te kunnen doen. Dit helpt om de begeleiding consistent en betekenisvol te houden.

Daarbij kan de inhoud van gesprekken die je tijdens sessies deelt worden verwerkt. Afhankelijk van wat je deelt, kan dit ook bijzondere categorieën persoonsgegevens bevatten in de zin van de AVG.

Rechtsgrondslag
We verwerken deze gegevens uitsluitend op basis van jouw expliciete toestemming. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken.

Extra waarborgen/vertrouwelijkheid
Jouw gesprekken blijven te allen tijde privé. OpenUp slaat geen audio- of video-opnamen van sessies op. Toegang tot geschreven notities en samenvattingen is strikt beperkt, en ze worden niet voor andere doeleinden gebruikt zonder jouw toestemming.

2. Websitebezoekers

OpenUp verwerkt persoonsgegevens om onze website beschikbaar te maken, te onderhouden en te verbeteren. Hieronder valt ook het beantwoorden van vragen wanneer je via de website contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via de chatfunctie. In onze cookieverklaring lees je meer over de cookies en vergelijkbare technologieën die we hierbij gebruiken.

3. Sollicitanten

4. Medewerkers

Hoe verzamelen we jouw persoonsgegevens?

We verkrijgen jouw persoonlijke gegevens op verschillende manieren:

• Persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt: Bijvoorbeeld wanneer je een MyOpenUp-account aanmaakt, een zelfcheck invult of tijdens een sessie met een van onze psychologen en/of leefstijlexperts.
• Persoonsgegevens die wij ontvangen van derden: Soms ontvangen we jouw persoonsgegevens van andere personen of externe partijen, bijvoorbeeld via een recruiter of via social media, maar alleen als jij toestemming hebt gegeven voor het delen van die gegevens of als dit anderszins is toegestaan.
• Persoonsgegevens die wij automatisch verzamelen: Sommige persoonsgegevens verzamelen we automatisch, bijvoorbeeld via cookies en vergelijkbare technologieën wanneer je onze website gebruikt (meer informatie vind je in onze cookieverklaring)

Wanneer je geen persoonsgegevens verstrekt

In principe ben je niet verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als je ervoor kiest om bepaalde gegevens niet te delen, kan het wel gebeuren dat we (delen van) onze diensten niet kunnen leveren of je vraag minder goed kunnen beantwoorden.

Als het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens verplicht is op grond van de wet of noodzakelijk is om een overeenkomst met ons aan te gaan of uit te voeren, informeren wij je daar apart over. We leggen dan ook uit wat de mogelijke gevolgen zijn als je die gegevens niet verstrekt

Met wie worden jouw gegevens gedeeld?

We delen jouw persoonsgegevens alleen met derden onder de volgende voorwaarden:

• We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is om onze diensten te kunnen leveren of om een derde partij in te schakelen. Onderaannemers krijgen uitsluitend toegang tot de persoonsgegevens die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden en mogen deze gegevens niet voor eigen doeleinden verwerken.
• De personen bij de derde partij met toegang tot de persoonsgegevens moeten deze vertrouwelijk behandelen.
• De derde partij is verplicht om te voldoen aan de geldende wetgeving voor gegevensbescherming.

Er zijn drie categorieën derden (‘verwerkers’) met wie we jouw gegevens kunnen delen op een need-to-know basis:

• Externe dienstverleners betrokken bij de relevante verwerkingsactiviteit (zie overzicht hieronder);
• Moeder-, zuster- en/of dochterondernemingen van OpenUp betrokken bij de juiste verwerkingsactiviteit;
• Overheidsinstanties, wanneer dit wettelijk vereist is.

Een overzicht van verwerkers (niet gelieerd aan OpenUp) is te vinden in de onderstaande tabel:

AI-ondersteunde sessienotities: Met jouw toestemming gebruikt je expert AI als ondersteuning bij het schrijven van je 1-op-1 sessienotities. Denk bijvoorbeeld aan live notities via veilige transcriptie of ondersteuning bij het samenvatten van belangrijke thema’s uit je sessie.

• Je notities blijven volledig privé en er worden nooit audio- of video-opnames gemaakt of opgeslagen.

• De notities zijn volledig geanonimiseerd en worden veilig opgeslagen. Ze bevatten geen informatie die naar jou te herleiden is en worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Je persoonsgegevens en gegevens worden nooit gedeeld met je werkgever.
• Wil je liever geen AI-ondersteuning bij je sessienotities? Dan kun je je voorkeur op elk moment aanpassen in je MijnOpen-account. Ga naar Instellingen en kies onder het onderdeel AI-ondersteunde sessienotities voor ‘Voorkeuren beheren’.

Hoe beschermen we jouw persoonlijke gegevens?

OpenUp hecht groot belang aan het beschermen van de privacy en persoonlijke gegevens van individuen. Daarom heeft OpenUp passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te waarborgen en beveiligen, waaronder:

• OpenUp is ISO27001 en NEN7510 gecertificeerd, wat betekent dat onze processen voldoen aan de (wettelijk) gestelde eisen voor informatiebeveiliging in onze sector.
• We hebben interne beleidsregels en procedures, zoals een procedure voor datalekken.
• Het uitvoeren van een jaarlijkse externe audit om te beoordelen of onze maatregelen voldoen aan de nieuwste informatieveiligheidsnormen;
• We zorgen ervoor dat personen die toegang kunnen hebben tot jouw gegevens gebonden zijn aan strikte vertrouwelijkheid. Goed om te weten: onze psychologen en leefstijlexperts hebben een beroepsgeheim, en al onze medewerkers zijn (ook) contractueel gebonden aan privacy.
• We hebben gebruikersnamen en wachtwoorden ingesteld op al onze systemen. We testen deze systemen regelmatig met bekwame experts op hun werking en robuustheid.

Naar welke landen dragen we jouw gegevens over?

In principe verwerkt OpenUp jouw gegevens niet in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit geldt in ieder geval voor gegevens die betrekking hebben op je gezondheid. Stel dat jouw gegevens buiten de EER worden verwerkt. In dat geval zal de overdracht als volgt worden gelegitimeerd:

Als wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan een derde partij buiten de EER, doen wij dat alleen als daar passende waarborgen voor zijn. In sommige gevallen kan zo’n doorgifte plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Daarmee stelt de Europese Commissie vast dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt. Een overzicht van de adequaatheidsbesluiten vind je hier.

Als persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land buiten de EER waarvoor géén adequaatheidsbesluit geldt, maken wij gebruik van de toepasselijke standaardcontractbepalingen (Modelclausules) van de Europese Commissie. Deze contractuele bepalingen zijn bedoeld om jouw persoonsgegevens te beschermen. Waar nodig treffen wij aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

Hoe bepalen we hoe lang we jouw persoonsgegevens bewaren?

We bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerkingsdoeleinden. Zo verwijderen we gegevens over je persoonlijke situatie en welzijn [drie] jaar nadat je stopt met het gebruiken van OpenUp’s diensten.

Er kunnen echter uitzonderingen gelden op de algemene bewaartermijnen:

• Kortere bewaartermijn. Als je bepaalde privacyrechten uitoefent, kunnen we jouw persoonlijke gegevens voor een kortere periode bewaren.
• Langere bewaartermijn. In bepaalde situaties verwerken we jouw gegevens voor een langere periode dan noodzakelijk is voor verwerking. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer we persoonlijke gegevens langer moeten verwerken vanwege:
• Wettelijke bewaarplichten. Om te voldoen aan een minimale bewaartermijn of andere wettelijke verplichting waaraan OpenUp onderworpen is onder EU-recht of het recht van een EU-lidstaat;
• Procedures. Persoonlijke gegevens die noodzakelijk zijn in verband met juridische procedures;
• Vrijheid van meningsuiting. Wanneer verdere verwerking van persoonlijke gegevens vereist is, is het noodzakelijk om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie uit te oefenen;
• Jouw (expliciete) toestemming om de gegevens te behouden buiten de bewaartermijn.
  • Schriftelijke notities en samenvattingen die tijdens sessies worden gemaakt, worden op dezelfde manier behandeld als andere begeleidingsnotities. Hiervoor gelden de standaard bewaartermijnen van OpenUp voor begeleidings- en ondersteuningsdiensten. Deze notities worden verwijderd of geanonimiseerd zodra zij niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
  • Volledig geanonimiseerde notities die niet langer terug te leiden zijn naar een geïdentificeerde of identificeerbare persoon mogen voor een langere periode worden bewaard en uitsluitend worden gebruikt om de dienstverlening van OpenUp en de werking van het platform te verbeteren.

Je kunt contact met ons opnemen om meer te weten te komen over hoe lang we (persoonlijke) gegevens verwerken en waarom. Onze contactgegevens staan onderaan deze privacyverklaring.

Wat zijn jouw privacyrechten?

Onder de AVG heb je als betrokkene verschillende rechten:

• Recht op toegang: het recht om toegang te vragen tot jouw gegevens.
• Recht op rectificatie: als de persoonsgegevens die we over je hebben onjuist zijn, heb je het recht om ons te vragen deze te corrigeren.

• Recht op gegevenswissing: In bepaalde gevallen heb je het recht om ons te vragen jouw persoonsgegevens te verwijderen. We kunnen niet altijd aan zo’n verzoek voldoen, bijvoorbeeld als wij de gegevens nog nodig hebben op grond van een wettelijke verplichting of voor een ander gerechtvaardigd doel.

• Recht op bezwaar: Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens wanneer we ons gerechtvaardigd belang als verwerkingsgrond inroepen (zie paragraaf 3 hierboven).
• Recht van beperking: OpenUp zal op jouw verzoek persoonlijke gegevens blijven opslaan, maar mag er in principe niets meer mee doen.
• Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming: Betreft het recht om niet onderworpen te worden aan een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking die het individu aanzienlijk beïnvloedt. In dit verband informeren we je dat we geen automatische besluitvorming gebruiken bij het verwerken van jouw gegevens.
• Recht om toestemming in te trekken: Je kunt jouw toestemming voor een specifieke verwerkingsactiviteit op elk moment herroepen. Het intrekken van toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van verwerking op basis van de toestemming voordat deze werd ingetrokken.
• Recht om een klacht in te dienen: Dit betreft jouw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de EU-lidstaat waar je woont, werkt of waar een vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Hier kun je een lijst van toezichthoudende autoriteiten en hun contactgegevens vinden. We stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt, zodat we kunnen proberen je vraag of zorg samen op te lossen. Neem dan contact met ons op met de verstrekte contactgegevens.

Hoe kun je jouw privacyrechten uitoefenen?

Je kunt jouw privacyrechten gratis uitoefenen door jouw verzoek via e-mail te sturen naar [email protected]. We zullen informatie over de follow-up van het verzoek verstrekken zonder onnodige vertraging en in principe binnen een maand na ontvangst van het verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken kan deze periode met twee maanden worden verlengd.

Hoe kun je contact met ons opnemen?

Heb je vragen, zorgen of klachten? Neem gerust contact met ons op via [email protected].

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring af en toe wijzigen om deze aan te passen aan nieuwe technologieën, gangbare praktijken, wet- en regelgeving of andere doeleinden. De meest recente versie is altijd te vinden op onze website.