Na de demo weet je het zeker: dit helpt je team. Nu komt een moeilijke stap: het budget regelen bij de directie. Het is een van de vragen die we vaak van HR terugkrijgen: hoe rechtvaardig ik budget voor een mental health platform bij de directie?
De keuze van het managementteam hangt af van de juiste cijfers, de juiste mensen en de juiste volgorde. Dit artikel laat zien hoe je je voorstel van een goed idee naar een akkoord brengt en daarna aan boord houdt, met een stakeholdermap die je meteen kunt gebruiken.
In het kort
- Het begint bij de mensen. Een goed voorstel haalt het pas als je de juiste stakeholders meekrijgt.
- Spreek de taal van finance. Reken werkstress om naar euro’s via verzuim, productiviteitsverlies en verloop, met het rendement ernaast.
- Werk met een stakeholdermap. Weet wat elke beslisser wil horen en welk bezwaar je kunt verwachten, zodat je ze meekrijgt.
Waarom goede voorstellen toch stranden
Meestal ligt het niet aan je voorstel. De inhoud is vaak gewoon in orde. Het loopt vaak vast bij de vraag wie het onder ogen krijgt en wanneer.
Deze patronen komen steeds terug:
- Het voorstel komt terecht bij iemand die wel enthousiast is, maar niet bevoegd is om te tekenen.
- Het managementteam ziet het nut ervan in, maar het lukt niet om er budget voor vrij te maken.
- Door andere prioriteiten, zoals een reorganisatie, raakt het voorstel uit beeld.
Aan al deze punten kun je iets doen. Begin met de taal van de directie, namelijk in euro’s.
Van kostenpost naar investering
Je directie hoort liever concrete bedragen dan vage beloften. Zet werkstress om in euro’s. Verzuim door psychosociale arbeidsbelasting kost werkgevers in Nederland jaarlijks € 4,9 miljard, alleen al aan loondoorbetaling. Voor elke medewerker die verzuimt door te hoge werkdruk, komt TNO uit op gemiddeld € 14.500 aan verzuimkosten. Dat is een gemiddelde over korte en lange ziekmeldingen. Valt iemand langdurig uit, dan liggen de kosten vaak een stuk hoger.
Die cijfers gaan over 2023 en burn-outklachten zijn sindsdien verder gestegen. Daarbovenop komen de kosten van verloop en van mensen die met klachten doorwerken, maar niet op vol vermogen. Dat productiviteitsverlies heet ook wel presenteïsme.
Daar staat het rendement tegenover. Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat werkgevers gemiddeld bijna vijf keer hun investering in mentaal welzijn terugverdienen. Een platform dat iedereen kan gebruiken, verdient zich daarom vaak sneller terug dan hulp die je pas inzet als het al misgaat.
Voor een precieze berekening voor je eigen organisatie raden we deze twee artikelen aan, waarmee je de bedragen voor jouw situatie bepaalt: de businesscase voor een welzijnsplatform en de kosten van werkstress.
Wat je wel en niet kunt hardmaken
Eerlijk is eerlijk: je kunt niet precies aanwijzen of het platform de reden is dat iemand niet uitvalt of langer blijft. Wel kun je de factoren die daaraan bijdragen in kaart brengen.
Wat je wel kunt laten zien:
- De activatiegraad. Hoeveel medewerkers gebruiken het platform echt? Dit is je hardste cijfer en het is direct meetbaar.
- Wat gebruikers zelf teruggeven. Hoe zij hun herstel en werkvermogen inschatten.
- De verzuimtrend tegenover je eigen nulmeting. Geen bewijs van oorzaak, wel een signaal in de goede richting.
Presenteer je voorstel dus als een investering met duidelijke aannames. Je hoeft geen garantie te geven.
De stakeholdermap
Met de cijfers op orde neemt finance je voorstel serieus. Daarna draait het om de mensen die beslissen. De directie volgt meestal pas als de rest al overtuigd is. Deze stakeholdermap laat per rol zien wat iemand wil weten en hoe je daarop inspeelt.
| Stakeholder | Wat die wil weten | Hoe je daarop inspeelt |
|---|---|---|
| Ondernemingsraad (OR) | Helpt dit onze mensen echt, of pakken we zo alleen de klachten aan en niet de werkdruk? | Gebruik het platform als aanvulling op het aanpakken van de oorzaken. Betrek de OR direct, want zij hebben instemmingsrecht. |
| Directie / algemeen directeur | Past dit bij onze strategie en wat levert het op? | Laat zien hoe dit bijdraagt aan de doelen van de organisatie. Voorkom je dat één medewerker langdurig uitvalt, dan heb je vaak al een groot deel van de investering terugverdiend. |
| Finance / financieel directeur | Wat kost het en wat levert het op? | Bereken wat verzuim, productiviteitsverlies en verloop kosten in euro’s en laat de ROI zien. Met een vaste prijs per medewerker blijft je begroting overzichtelijk. |
| IT en Security | Hoe zit het met databeveiliging? | Vraag naar de certificaten ISO 27001 en NEN 7510 en of de aanbieder persoonsgegevens verwerkt volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). |
| Leidinggevenden | Waarom is het nuttig voor mij en mijn team? | Laat zien wat het voor hun team betekent: medewerkers vinden snel hulp, leidinggevenden hebben één plek om naar door te verwijzen en krijgen zelf steun bij gesprekken over werkdruk. |
Van idee naar handtekening
Een stakeholdermap is pas effectief als je hem in de juiste volgorde gebruikt.
“De HR-managers die het rondkrijgen, hebben niet het mooiste voorstel. Ze weten vooraf wie er meebeslist en nemen die persoon op tijd mee,” zegt Milou Plattel, Account Executive bij OpenUp.
Vijf stappen die in de praktijk werken:
- Vind iemand met invloed op directieniveau die jouw voorstel steunt. Diegene draagt het voorstel als jij even niet in de kamer bent.
- Achterhaal wie er mag tekenen. De persoon met wie je praat is niet altijd degene die beslist.
- Laat collega’s intern voor je pleiten. Een aanbeveling van een teamlead weegt zwaarder dan een pitch van buitenaf.
- Gebruik timing als hefboom. Koppel je aanvraag aan de begrotingsronde of een concreet startmoment, zodat uitstel geld kost.
- Begin klein met een pilot. Eén afdeling, een paar maanden, met duidelijke doelen vooraf. Een akkoord op een pilot geef je makkelijker dan op het hele plan. Overtuig het management vervolgens met de resultaten van de proefperiode.
Je interne verhaal sterker maken?
Wat de directie gaat vragen
Heb je de juiste mensen in beeld, dan komen er bijna altijd dezelfde vragen langs. Het scheelt als je je antwoord al paraat hebt.
| De vraag | Jouw antwoord |
|---|---|
| "We hebben al een arbodienst." | Een arbodienst dekt vooral de wettelijke en curatieve kant, vaak pas als iemand al is uitgevallen. Een welzijnsplatform werkt juist preventief en laagdrempelig, zodat mensen eerder hulp zoeken. Ze vullen elkaar aan. |
| "Er is geen budget." | Die kostenposten zijn er al maar blijven vaak onzichtbaar. Met een vaste prijs per medewerker ben je meestal goedkoper uit dan wanneer één medewerker langdurig uitvalt. En je kunt de aanvraag meenemen in de volgende begrotingsronde. |
| "Gaan medewerkers het wel gebruiken?" | Uit onze ervaring met meer dan 2.000 organisaties gebruikt gemiddeld zo'n 20% van de medewerkers OpenUp, met pieken tot 40%. Bij een traditioneel Employee Assistance Program (EAP) ligt het gebruik meestal tussen de 3 en 5%. Een vast, lokaal Customer Success-team dat in de eigen taal van je medewerkers werkt, houdt dat gebruik actief hoog. |
| "Is de data wel veilig?" | De werkgever krijgt alleen anonieme, samengevoegde cijfers te zien. OpenUp heeft certificaten voor ISO 27001 en NEN 7510 en verwerkt persoonsgegevens volgens de AVG. |
Hoe houd je de directie aan boord?
Een akkoord is een begin, geen eindpunt. Laat met geanonimiseerde dashboards zien hoeveel medewerkers het platform gebruiken en welke thema’s spelen, van slaap en stress tot werk en voeding. Deel die cijfers elk kwartaal met finance en koppel ze terug aan je oorspronkelijke businesscase.
Zo helpt OpenUp je na de start
Die kwartaalgesprekken gaan makkelijker als je er een partner naast hebt staan.
- Direct en onbeperkt een psycholoog. Medewerkers boeken zelf een sessie, binnen 48 uur en vaak sneller, zonder wachtlijst of verwijzing. Veel mensen zijn in vier tot zes sessies al goed geholpen; hoeveel sessies er nodig zijn, bepaal je samen met de expert.
- Een voorspelbare prijs per medewerker. Doordat OpenUp een voorspelbare en betaalbare prijs per medewerker biedt, zijn we er samen met jou op gefocust om een hoge activatie te halen bij alle medewerkers.
- Een vast, lokaal Customer Success-team. Dat team werkt in de eigen taal van je medewerkers en zorgt er na de start voor dat het platform ook echt gebruikt wordt. Die investering betaalt zich pas terug als medewerkers er ook echt gebruik van maken.
Klaar om je voorstel rond te krijgen?
Veelgestelde vragen over het rechtvaardigen van budget voor een welzijnsplatform
Hoe rechtvaardig ik budget voor een welzijnsplatform bij mijn directie?
Start met de cijfers. Bereken de kosten van verzuim, productiviteitsverlies en verloop en zet deze af tegen het verwachte rendement. Zorg dat je de juiste mensen betrekt, in de juiste volgorde: eerst een sponsor met mandaat, daarna finance en vervolgens het management. Je kan ervoor kiezen om het risico te beperken met een pilot. Zo kan de directie instemmen met een kleine stap in plaats van met het hele plan.
Wat doe je als de directie nee zegt?
Een nee betekent meestal dat de waarde nog niet duidelijk genoeg is. Leg de nadruk op het rendement: voorkom je dat één medewerker langdurig uitvalt, dan verdien je vaak al een groot deel van de investering terug. Reken ook productiviteitsverlies en verloop mee, want die kosten maken je verhaal vaak nog sterker. Vraag waar het precies op vastloopt: is het het budget of de timing? Kom bij de volgende begrotingsronde terug met een heldere businesscase.
Hoe lang duurt het voordat je draagvlak krijgt?
Het kan een paar weken duren of zelfs tot de volgende begrotingsronde, afhankelijk van het aantal beslissers. Hoe eerder je de mensen betrekt, hoe sneller het gaat. Start met een pilot om het proces te versnellen, want kleine besluiten worden sneller genomen.
Hoe maak je een kosten-batenanalyse voor een welzijnsplatform?
Vergelijk de jaarlijkse platformkosten met verzuim, productiviteitsverlies en verloop. Reken per post uit wat een paar procent verbetering oplevert en tel deze bedragen bij elkaar op. Deel het totaal door de platformkosten om de ROI te krijgen. Schrijf je aannames op, zodat finance kan beoordelen of ze kloppen.
