Zes signalen dat een traditioneel EAP je niet meer brengt waar je wil zijn

Op papier krijgt iedere medewerker hulp via het EAP. In de praktijk weet bijna niemand het te vinden. Met een traditioneel Employee Assistance Program (EAP) behaal je vaak niet de beoogde resultaten. Deze zes signalen noemen HR-teams in onze gesprekken het vaakst.

Veel organisaties bieden ondersteuning aan medewerkers die vastlopen door stress, mentale klachten of persoonlijke problemen, middels een EAP. In de praktijk maakt maar een klein deel van de medewerkers er gebruik van. Dat roept de vraag op: is je huidige EAP wel effectief? Zes signalen dat je aanpak niet langer aansluit bij de verwachtingen.

In het kort

• De activatie blijft achter. Een traditioneel EAP bereikt vaak 3 tot 5% van de medewerkers. Een modern welzijnsplatform haalt gemiddeld zo’n 20%, met pieken tot 40%.
• De toegang is te beperkt. Sessielimieten, wachttijden en drempels in de aanmelding houden hulp vaak tegen.
•  De data ontbreekt. Zonder organisatiedashboards weet je niet of het werkt. Bijsturen wordt dan lastig.

Signaal 1: lage activatie

Ondersteuning werkt pas als medewerkers het gebruiken. Of dat nu een traditioneel EAP is of een modern platform zoals OpenUp. 

Bij een traditioneel EAP zien we het gebruik in de praktijk vaak rond de 3 tot 5% van de medewerkers hangen. Op een organisatie van 1.000 betekent dat dertig tot vijftig gebruikers per jaar. Een groot deel van de medewerkers blijft buiten beeld.

Bij een modern welzijnsplatform ligt het gebruik gemiddeld rond de 20%, met pieken tot 40%. Op basis van onze ervaring met meer dan 2.000 organisaties zien we dat moderne welzijnsplatforms zoals OpenUp tot wel vijf tot tien keer hoger activeren dan traditionele EAP’s.

Bij OpenUp krijgt iedere medewerker direct en onbeperkt toegang tot een psycholoog, leefstijlarts of financieel coach, zonder doorverwijzing of registratiecode. 

Een vast, lokaal Customer Success-team in de eigen taal van je medewerkers helpt daarbij met campagnes en check-ins, zodat mensen het platform vinden en blijven gebruiken.

“Doordat OpenUp een voorspelbare en betaalbare prijs per medewerker biedt, zijn we er samen met jou op gefocust om een hoge activatie te halen bij alle medewerkers.”

Kijk in je eigen data naar:

• Het gebruik van het afgelopen kwartaal
• De verdeling per team
• Hoe vaak medewerkers terugkomen na hun eerste sessie

Signaal 2: strenge sessielimieten

Bij een traditioneel EAP volgt het sessiemodel meestal een gebruikslimiet. Vaak drie tot zes sessies per onderwerp per jaar. Daarna stopt de dekking of moet de medewerker terug naar de werkgever om uitbreiding te vragen.

Een sessielimiet of betalen per gebruik wringt op twee punten. Medewerkers twijfelen of hun klacht belangrijk genoeg is en wachten daarom met hulp zoeken. HR wil het gebruik laag houden, omdat het tegoed anders snel op is of de kosten te hoog worden. Daardoor krijgen juist de mensen die vroeg hulp nodig hebben geen ondersteuning.

Bij OpenUp is de toegang onbeperkt. Vanaf dag één werken we met hetzelfde doel als HR: zoveel mogelijk medewerkers te helpen tegen een vaste prijs per medewerker. Hoeveel sessies iemand nodig heeft en met hoeveel tijd ertussen, bepaal je samen met de expert. Veel mensen zijn al na een paar sessies een eind verder en niemand wordt halverwege afgekapt.

Kijk in je eigen data naar:

• Het totaal aantal sessies per actieve gebruiker per jaar
• Wat er gebeurt als iemand het maximum bereikt: betalen ze zelf bij, haken ze af of belanden ze in de GGZ (Geestelijke Gezondheidszorg)?

Psycholoog Kim vult aan: “Soms hoor ik dat mensen zich zorgen maken over hoeveel sessies ze eigenlijk ‘mogen’ gebruiken. Zij zijn vaak opgelucht en direct een stuk meer ontspannen wanneer zij horen dat ze zich daar niet druk over hoeven te maken en dat we samen kijken wat er behulpzaam is door het traject aan te gaan en te evalueren. Een sessielimiet kan zo voor onbedoelde druk zorgen.”

Signaal 3: lange wachttijden

Bij een traditioneel EAP is de wachttijd voor een eerste gesprek vaak rond de drie tot vijf werkdagen. In de praktijk loopt dat soms op tot meerdere weken, afhankelijk van het netwerk en het type hulp. Vanuit een EAP-perspectief is dat snel. Voor een medewerker die met stressklachten thuiszit, is dat lang.

Bij OpenUp kun je vaak binnen enkele uren een sessie boeken. We houden onszelf aan maximaal 48 uur tot de eerste sessie, maar in de praktijk kan het meestal veel sneller.

Hoe langer de wachttijd, hoe groter de stap om hulp te vragen. Veel medewerkers laten het bij twee tot drie dagen wachten zitten en proberen het vervolgens zelf op te lossen. Dat is vaak het moment waarop een korte klacht een lange klacht wordt.

Voor zwaardere klachten waar preventieve coaching niet de juiste route is, verzorgen we de doorverwijzing via iPractice. Daar krijgen medewerkers vaak binnen enkele weken een afspraak, terwijl de gemiddelde wachttijd voor een intake in de Nederlandse GGZ rond de veertien weken ligt volgens de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit).

Kijk in je eigen data naar:

• De gemiddelde tijd tussen aanvraag en de eerste sessie
• De uitvalratio bij wachttijden boven de twee weken

Signaal 4: drempels in de toegang

Bij een traditioneel EAP zit hulp vaak achter een aantal stappen. Een registratiecode die je bij HR moet opvragen, een belcentrale die om je werkgever vraagt, een formulier of een vast telefoonnummer dat alleen tijdens kantooruren bereikbaar is, soms zelfs niet in de eigen taal.

Voor de werkgever voelt dat als een zorgvuldige toegang, maar voor de medewerker is het een rij obstakels. Hoe meer stappen er zitten tussen de aanvraag en de sessie, hoe meer mensen afhaken. 

Bij OpenUp melden medewerkers zichzelf aan, zonder tussenkomst van HR. Ze hebben directe toegang tot psychologen via één klik in de app, anoniem en zonder belcentrale of registratiecode. Sessies in meer dan 40 talen betekent dat medewerkers vaak in hun eigen taal terechtkunnen, wat de drempel verlaagt voor diverse en internationale teams.

Kijk in je eigen data naar: 

• Het aantal stappen tussen het eerste contact en de eerste sessie. Meer dan twee is vaak een signaal.
• Het anonimiteitsbeleid van je huidige EAP: ziet HR wie zich aanmeldt?

Psycholoog Kim: “Mensen zijn vaak erg opgelucht dat ze zo snel terechtkunnen nadat ze de stap hebben gezet om hulp in te schakelen. Zij geven bijvoorbeeld aan net met hun leidinggevende te hebben gesproken die hen op OpenUp attendeerde, waarna ze meteen de stap hebben gezet om met mij te spreken. Keer op keer hoor ik dat de laagdrempeligheid loont.”

Signaal 5: pas in beeld als het misgaat

Een traditioneel EAP is structureel ontworpen voor crisismomenten. Een telefoonnummer voor als het echt niet meer gaat. Voor mildere klachten zoals, slechte slaap, vroege stresssignalen, een vitaliteitsthema, is meestal niets geregeld.

Veel klachten beginnen niet bij de crisis. Ze beginnen bij een paar weken slecht slapen, een paar maanden minder energie, een sluipend gevoel dat het werk meer kost dan het oplevert. Wie pas in beeld komt als de crisis er is, mist precies de fase waarin je het verschil kan maken.

Bij OpenUp staat preventie centraal. Iedere medewerker krijgt direct en onbeperkt toegang tot het volledige platform: 

• Mentale coaching
• Leefstijlcoaching
• Workshops en webinars
• Leiderschapscoaching
• Vitaliteitscheck (ePMO) (digitaal Preventief Medisch Onderzoek)
• Een uitgebreide welzijnsbibliotheek om zelfstandig te leren
• Dashboarding en inzichten voor HR

Psycholoog Kim: “Klachten die in een vroeg stadium worden opgevangen, leiden minder vaak tot langdurige uitval. Denk zelf maar: na een drukke werkweek is het weekend vaak genoeg om op te laden. Houdt de drukte lang aan, dan kan maandag weer beginnen als te snel voelen. Vroeger aanpassingen maken loont omdat er dan minder hoeft te worden hersteld.”

Ook voor zwaardere klachten kunnen medewerkers bij OpenUp terecht. In die gevallen gaat de doorverwijzing via iPractice.

Kijk in je eigen data naar: 

• Komen medewerkers in vroege stadia bij het EAP of pas bij langdurige uitval? 
• De trend in langdurig verzuim met mentale oorzaken

Signaal 6: geen data om bij te sturen

Wat HR meestal uit een traditioneel EAP terugkrijgt, is rapportage op casusniveau. Iemand heeft een traject afgesloten. Soms een gebruikersaantal, vaak niet eens dat. Geen trends, geen inzichten op teamniveau, geen koppeling met je verzuim- of welzijnsbeleid.

Wat HR aan MT (managementteam) of finance wil laten zien, zit een laag hoger. Welke teams melden zich vaker? Om welke onderwerpen gaat het? Wat heeft preventie opgeleverd in cijfers? Zonder die data is het lastig om budget rond te krijgen en bij te sturen.

Bij OpenUp werken we met HR-dashboards die geanonimiseerde, geaggregeerde inzichten geven op team- en organisatieniveau: welke thema’s leven, welke teams meer ondersteuning nodig hebben en hoe trends zich ontwikkelen.

Daarboven zit de Vitaliteitscheck, een welzijnsscan van minder dan tien minuten op tien thema’s, van slaap en stress tot werk en voeding. Je kunt hem ook inzetten als ePMO, het digitale preventief medisch onderzoek binnen de vertrouwde OpenUp-omgeving. Medewerkers krijgen persoonlijk inzicht en HR ziet alleen geanonimiseerde trends per team, zodat je weet waar de aandacht naartoe moet voordat het in je verzuim opduikt.

Wil je weten wat stilstaan je kost in verzuim, productiviteit en verloop? Dat is de andere helft van het verhaal.

Kijk in je eigen data naar: 

• Wat staat er in het kwartaalrapport van je huidige EAP? 
• Is dat genoeg om je MT of finance mee te overtuigen?

Waar OpenUp verder gaat dan een traditioneel EAP

Herken je deze signalen? Dan is de vraag hoe een modern welzijnsplatform het anders aanpakt. OpenUp is ontwikkeld voor de problemen van deze tijd. Dit valt HR teams het meest op:

• Hogere activatie. OpenUp bereikt gemiddeld zo’n 20% van de medewerkers, met pieken tot 40%, terwijl een traditioneel EAP vaak rond de 3 tot 5% blijft steken. Een vast lokaal Customer Success-team en gerichte communicatie houden dat gebruik in stand. 
• Preventie als kern. OpenUp helpt medewerkers al bij vroege signalen, zodat kleine klachten klein blijven en niet uitgroeien tot uitval. Een traditioneel EAP komt vaak pas bij een crisis in beeld.
• Onbeperkte toegang. Geen limiet van drie tot zes sessies per onderwerp. Hoeveel sessies nodig zijn, bepaalt de medewerker samen met de psycholoog.
• Snelle, directe toegang. Een medewerker boekt zelf, vaak binnen 48 uur en in meer dan 40 talen. Zonder belcentrale, code of intake die weken duurt.
• Toegankelijk zoals mensen nu leven. We werken met online sessies, de app, chat en zelfhulptools die in het dagelijks leven passen en bieden dus veel meer dan alleen bellen tijdens kantooruren.
• Meer dan 1-op-1. Naast sessies met psychologen zijn ook leefstijl- en financiële coaching, workshops, groepssessies en een Vitaliteitscheck beschikbaar. 
• Een psycholoog die past. Medewerkers kiezen zelf iemand die aansluit bij hun vraag, in hun eigen taal.
• Een aanpak die organisaties bewust kiezen. Organisaties als Rabobank, Jumbo, Decathlon, KPMG, Tony’s Chocolonely en TicketSwap kiezen bewust voor de preventieve, laagdrempelige aanpak van OpenUp boven een standaard EAP.