Kennst du den Ausdruck „Nichts ist so beständig wie der Wandel“? Dieser Satz stammt von dem griechischen Philosophen Heraklit und ist auch heute noch genauso relevant wie vor 2500 Jahren. Als Menschen sehnen wir uns alle nach Stabilität und Struktur in unseren Routinen. Und das gilt auch für unser Arbeitsumfeld. Organisationen verändern sich ständig, was sich massiv auf das Wohlbefinden des Teams auswirken kann. Selbst wenn organisatorische Veränderungen positiv sind, können sie dennoch destabilisierend wirken.
In diesem Artikel erklärt die OpenUp-Psychologin Emma White, was Veränderungen am Arbeitsplatz bedeuten, und gibt praktische Tipps, wie du als Führungskraft dein Team bei schwierigen Übergängen unterstützen kannst.
5 Gründe, warum Veränderung so schwierig ist
Der effektive Umgang mit Veränderungen ist eine Fähigkeit, die man nie unterschätzen sollte. Gelingt dies nicht, riskiert man, dass die Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen. Allerdings gibt es Möglichkeiten, Veränderungen für alle angenehmer zu gestalten.
Um erfolgreich mit Veränderungen umzugehen, ist es wichtig zu verstehen, warum so viele Menschen damit zu kämpfen haben. Natürlich wird nicht jedes Teammitglied gleich empfinden, Menschen mit einer Wachstumsmentalität nehmen Veränderungen oft positiv auf, aber für viele können plötzliche und unerwartete Veränderungen zu echten Hindernissen werden. Was passiert also im Gehirn, wenn Veränderungen auftreten? Schauen wir uns das genauer an.
Aus unserer Komfortzone herauszutreten kann überwältigend sein
„Unserem Gehirn liegt viel daran, uns vor Gefahren zu beschützen. Das hat die Evolution so eingerichtet“, erklärt Emma. „Außerhalb unserer Komfortzone fühlen wir ein gewisses Maß an Gefahr. Wir kennen die Situation noch nicht, wir können das Verhalten anderer nicht so gut einschätzen und deshalb wird unsere Gefahrenreaktion aktiviert.“
Wahrscheinlich kennst du das Gefühl, dass diese Gefahrenreaktion auslöst: deine Muskeln spannen sich an, du wirst nervös, du atmest flacher und du denkst ‚Ich weiß nicht, was ich tun soll‘. „Diese Reaktion zielt darauf ab, dich zurück in deine Komfortzone zu führen, wo es sicher und vertraut ist“, erinnert Emma. Manchmal ist diese Reaktion unmittelbar, wie bei einem Vorstellungsgespräch unter hohem Druck. Ein anderes Mal bleibt sie im Hintergrund, wie in den ersten Wochen mit einem neuen Team.
Wir fokussieren uns auf das Negative
„Menschen haben einen Negativitätsbias. Wir neigen dazu, uns auf die negativen Dinge in unserem Leben zu konzentrieren“, sagt Emma. Denke bitte kurz an ein positives und an ein negatives Erlebnis zurück, das du kürzlich erlebt hast, zum Beispiel bei der Arbeit. An welches der beiden denkst du öfter?
„Bei Veränderungen geschieht dasselbe. Es gibt immer positive und negative Veränderungen in deiner Karriere. Unsere Standardreaktion ist es, uns auf das Negative zu konzentrieren, weshalb wir die positiven Veränderungen vergessen“, erklärt Emma.
Veränderung kostet Energie
Ein weiterer Überlebensmechanismus, mit dem uns die Evolution ausgestattet hat, ist das Bedürfnis, Energie zu sparen. „Wenn wir unser Handeln nicht bewusst reflektieren, schlagen wir unbewusst den Weg des geringsten Widerstandes ein. Wir mögen, was wir gewohnt sind. Das kostet weniger Energie“, erklärt Emma.
„Wenn sich Veränderungen ankündigen, sind wir gefordert, Dinge anders zu tun. Dies widerspricht unserem Bedürfnis, Energie zu sparen und auch unserem Bedürfnis nach Stabilität. Das kostet uns enorm viel Energie. Deshalb vermeiden wir es lieber.“
Wir haben Angst, zu versagen
„In meinen Sitzungen sehe ich oft Menschen, die Angst haben, zu versagen“, sagt Emma. „Diese Angst wächst angesichts von Veränderungen. Man verlässt das eigene sicheres Umfeld, tritt in das Unbekannte und muss plötzlich ganz anders arbeiten. Das könnte sie stressen, weil sie anfangen zu denken: „Vielleicht kann ich das ja doch nicht“.
Limitierende Glaubenssätze spielen hierbei eine Rolle. Wir sagen uns, dass wir zu weniger in der Lage sind, als wir es tatsächlich sind. Es ist eine Form der Unsicherheit.
Wir sind wenig motiviert, uns zu ändern
Hier kommen alle vier bisher genannten Punkte zusammen. Durch unser Gehirn, das versucht, uns vor Gefahren zu schützen, durch unseren Negativitätsbias, durch unser Bedürfnis, Energie zu sparen und durch unsere Versagensangst sind wir im Allgemeinen nicht besonders bestrebt, uns zu ändern. Von Ausnahmen abgesehen natürlich.
Diese vier Effekte verstärken sich auch in vielerlei Hinsicht gegenseitig. Da wir dazu neigen, uns in unsere Komfortzone zurückzuziehen, besteht die Möglichkeit, dass wir mit den Veränderungen nicht Schritt halten können, was wiederum die Versagensangst verstärkt. Die Veränderung fühlt sich dann wie eine negative Erfahrung an, was wiederum dem Negativitätsbias in die Hände spielt.
Wie wirken sich Veränderungen auf Teammitglieder aus?
Jetzt, da du verstehst, warum Veränderungen so herausfordernd sein können, ist es wichtig zu erkennen, wie sich dies am Arbeitsplatz bemerkbar macht. Wenn du als Führungskraft diese Dynamik kennst, kannst du dein Team effektiver unterstützen. Hier sind einige Beispiele von Emma:
1. Angst vor einer Änderung der Rolle innerhalb des Teams
„Ich spreche oft mit Arbeitnehmenden, die Angst haben, dass ihre Position weniger relevant wird, wenn Veränderungen im Unternehmen stattfinden. Sie befürchten, dass ihnen eine andere Position zugeteilt wird oder dass sie im schlimmsten Fall ihren Job verlieren.“
2. Sich unwohl fühlen im neuen Team
„Eine Klientin von mir musste sich mit einer Umstrukturierung am Arbeitsplatz arrangieren. Sie wurde einem neuen Team in einer neuen Abteilung zugeteilt. Ihre Teammitglieder und Vorgesetzten haben sich wenig Mühe gegeben, sie kennenzulernen und einzuarbeiten. Es war nicht klar, welche Erwartungen das Team an sie hatte. Und auch nicht, wie die Zusammenarbeit in ihrem neuen Team geregelt war. Deshalb traute sie sich nicht, auf der Arbeit um Hilfe zu bitten, was sich negativ auf ihre Leistung und ihr mentales Wohlbefinden auswirkte.“
3. Fehlende Übereinstimmung zwischen Zielen und Werten
„Veränderung steht auch in Verbindung mit den größeren Zielen, die wir in unserem Leben verfolgen. Nach einer Veränderung kann es bei Teammitgliedern zu Zweifeln kommen, ob die Arbeit noch ausreichend zufriedenstellend für sie ist. Dadurch kann ein Mangel an Sinngebung oder Bedeutung entstehen. Dies sind sehr wichtige Elemente für eine gute mentale Gesundheit. Individuen, die damit zu kämpfen haben, haben oft das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren“, erzählt Emma aus eigener Erfahrung.
4. Angst, mit Veränderungen nicht Schritt halten zu können
„Mitarbeitende mit limitierenden Glaubenssätzen haben Angst, dass sie mit den Veränderungen, die ein Unternehmen durchmacht, nicht Schritt halten können. Wenn ihnen zum Beispiel neue Aufgaben zugeteilt werden oder wenn sie eine neue Arbeitsweise akzeptieren müssen, sind sie möglicherweise unsicher, ob sie damit umgehen können.”
5. Gefühl des Kontrollverlusts
„Wenn die Kommunikation über organisatorische Veränderungen unklar ist, besonders wenn es um veränderte Erwartungen geht, kann dies bei den Mitarbeitenden das Gefühl entstehen lassen, die Kontrolle verloren zu haben. Als Reaktion darauf überkompensieren sie oft, indem sie beispielsweise länger arbeiten oder sich zu sehr unter Druck setzen. Dadurch entsteht ein falsches Gefühl der Kontrolle, gleichzeitig wird jedoch viel Energie verbraucht.“
So unterstützt du deine Teammitglieder bei Veränderungen
Als Führungskraft hast du verschiedene Möglichkeiten, dein Team zu unterstützen und ihm im effektiven Umgang mit Veränderungen zu helfen:
1. Kommunikation ist der Schlüssel
Kommunikation gibt Menschen das Gefühl, die Kontrolle zu haben.
„Kommuniziere rechtzeitig und deutlich, was sich für dein Team verändert, also beispielsweise Teamzusammensetzungen, Verantwortlichkeiten, Gehälter und Beurteilungen. Eine einmalige Kommunikation ist bei einschneidenden Veränderungen nicht ausreichend. Sorge dafür, dass dein Team während des Prozesses informiert bleibt.“, sagt Emma.
Aufgrund des menschlichen Negativitätsbias solltest du dich bei der Kommunikation auf die Vorteile der Veränderung konzentrieren und ausführlich auf die Gründe für die Veränderung eingehen. Bleib transparent. Mach die Dinge nicht schöner als sie sind. Um trotzdem dafür zu sorgen, dass dein Team die Veränderung als positiv empfindet, solltest du jeden negativen Punkt kompensieren, indem du zwei bis drei positive Punkte erwähnst.
Ein effektiver Weg, um Veränderungen zu kommunizieren, ist mit Hilfe eines Stufenplans. Was verändert sich in den verschiedenen Phasen? Und welche Auswirkungen auf die Funktion und die Tätigkeiten des Teammitglieds sind in jeder der Phasen zu erwarten?. Dieser Stufenplan kann als roter Faden für deine Kommunikation dienen. So schaffst du einen Wiedererkennungswert, was dem Gefühl der Kontrolle zugutekommt.
2. Ehrlich währt am längsten
Als Führungskraft ist es deine Aufgabe, dein Team bei Veränderungen zu unterstützen. Eine der besten Wege, dies zu tun, ist eine ehrliche und offene Unternehmenskultur zu schaffen.
„Mache deutlich, an wen sich deine Teammitglieder mit ihren Anliegen wenden können, sei es an dich, die Personalabteilung oder einer speziellen Fokusgruppe“, sagt Emma.
Sprich regelmäßig mit deinem Team und ermutige zu ehrlichen Gesprächen darüber, wo sie gerade stehen. Wenn du Herausforderungen offen ansprichst, auch deine eigenen, schaffst du Vertrauen. „Viele Mitarbeitende haben das Gefühl, dass sie die Einzigen sind, die Probleme haben, aber das ist selten der Fall“, erklärt Emma. Wenn du deine eigenen Erfahrungen mit den Veränderungen teilst, kann das deinem Team helfen, sich zu öffnen und auch eigene Bedenken zu äußern.
3. Biete Hilfsmittel für den Umgang mit Veränderungen
Viele Teammitglieder ziehen es vielleicht vor, ihre Bedenken mit einer Person außerhalb der Organisation zu besprechen, da sie sich dadurch sicherer und anonymer fühlen. In deiner Rolle als Führungskraft ist es wichtig, die richtige Unterstützung und die richtigen Ressourcen bereitzustellen. Denke daran, die Hilfsmittel von OpenUp anzubieten, wie z.B. den Bereich zum selbstgesteuerten Lernen und eine 1:1 Sitzung mit unseren Psycholog*innen für zusätzliche Unterstützung.
4. Beziehe dein Team proaktiv in den Prozess ein
Es ist ganz einfach: Menschen möchten das Gefühl haben, Kontrolle zu haben und nicht das Gefühl, dass alles ohne ihre Meinung oder ihren Beitrag entschieden wird.
„Eine Klientin, mit der ich mehrmals gesprochen habe, war sehr frustriert über die Veränderungsprozesse an ihrem Arbeitsplatz. Sie hatte großartige Ideen zur Verbesserung des Prozesses, hatte aber das Gefühl, dass es keinen Raum gab, diese zu teilen, also schwieg sie.“
Dies verdeutlicht ein häufiges Problem bei einem Top-Down-Ansatz im Umgang mit Veränderungen: Wenn Führungskräfte Entscheidungen treffen, ohne die Teams einzubeziehen, gehen wertvolle Erkenntnisse verloren und es entsteht Frustration.
„Zusammen haben wir eine Lösung gefunden. Sie schlug ihrer Führungskraft vor, ein Online-Forum einzurichten, in dem die Teammitglieder sich über Verbesserungsvorschläge austauschen können. So hatte sie mehr ein Gefühl des Mitwirkens. Und die hatte er auch tatsächlich, denn mehrere der von ihm gesammelten Empfehlungen wurden vom Management übernommen.“
Was lehrt uns dieses Beispiel? Dass das Einbeziehen von Teammitgliedern in den Veränderungsprozess mehr nützt, als schadet. „Das gilt nicht nur für dieses Beispiel. Ich glaube, dass das eigentlich immer der Fall ist“, sagt Emma. „Das Forum ist eine tolle Möglichkeit.“ Andere Möglichkeiten sind Fokusgruppen, Gremien, die Empfehlungen entwickeln, eine Ideenbox, Umfragen und Abstimmungen oder ein Referendum.
5. Versagen neu definieren
„Wie bereits erwähnt, ist die Angst vor dem Scheitern für viele ein großes Hindernis“, sagt Emma. „Du kannst diese Angst verringern, indem du Scheitern neu definierst.“
Eine Möglichkeit besteht darin, den Begriff „Scheitern“ neu zu definieren. „Man könnte die Idee einführen, dass ‚Scheitern‘ für ‚erster Lernversuch‘ steht“, schlägt Emma vor. Aber abgesehen von Worten ist die Normalisierung von Fehlern am Arbeitsplatz der entscheidende Faktor.
„Je offener über Fehler gesprochen wird, desto weniger einschüchternd wirken sie,“ erklärt sie. Ein gutes Beispiel ist „F*ck Up Fridays,“ in diesen wöchentlichen Treffen kann dein Team Fehler teilen, die sie gemacht haben, und was sie daraus gelernt haben.
Eine Kultur, in der Fehler als Lernmöglichkeiten gesehen werden, hilft deinem Team, sich sicherer zu fühlen, insbesondere in Zeiten des Wandels. Schaffe Raum für offene Diskussionen und kontinuierliche Verbesserung – sowohl während Veränderungen als auch darüber hinaus.
Mit diesen Ratschlägen kannst du deine Teammitglieder selbstbewusst anleiten, besser mit organisatorischen Veränderungen umzugehen. Indem wir einander helfen, sind Menschen zu einzigartigen Leistungen fähig.
