Dringend ziekteverzuim op school: wat doe je in de eerste 72 uur?

Het is maandagochtend. 2 docenten melden zich ziek. De vervangerslijst is leeg en jouw overgebleven team draait al op 110%. Dit is dringend ziekteverzuim in het onderwijs. Wat je de komende dagen doet, bepaalt of de situatie stabiliseert of escaleert. Volgens onderzoek van Arbo Unie heeft 40% van het verzuim in het onderwijs een psychische oorzaak, geen medische. TNO en Voion bevestigen dit beeld.

Psychologen Kim Schlüter en Britt Slief geven klinische context bij de stappen die je als schoolleider kunt zetten.

In het kort

1. Bij dringend ziekteverzuim op school bepalen de eerste 72 uur of de situatie stabiliseert of escaleert tot een domino-effect in het hele team.
2. Eén ziekmelding verlaagt de productiviteit van het omringende team met bijna een derde
3. Activeer dezelfde dag externe ondersteuning via OpenUp, meld de ziekmelding binnen 24 uur bij de arbodienst en bescherm het overgebleven team door niet-essentiële taken te schrappen.

Waarom de eerste 72 uur beslissend zijn

Eén ziekmelding verlaagt de productiviteit van het omringende team met bijna een derde. Dat bevestigt wat je als schoolleider al voelt: het hele team merkt het direct. Volgens Arbo Unie (2024) heeft 40% van het verzuim in het onderwijs een psychische oorzaak, geen medische. TNO en Voion bevestigen dit beeld.

Dit is het domino-effect: één ziekmelding verhoogt de werkdruk, waardoor collega’s sneller overbelast raken en de volgende uitval eerder volgt. Als 2 docenten tegelijk uitvallen, voelt je team de druk direct toenemen. Collega’s nemen extra taken over, herstelmomenten verdwijnen en het risico op de volgende uitval groeit.

Daniëlle de Bruijn van GSG Leo Vroman beschrijft het treffend: “Een hoog ziekteverzuim levert weer meer werkdruk bij collega’s op en zo krijg je een sneeuwbaleffect.”

Die school bracht het verzuim van 8% naar 3% in 4 jaar door op de eerste dag al anders te handelen.

Het 72-uur protocol: dag voor dag

De eerste 72 uur in 3 fasen: dag 1 draait om het activeren van ondersteuning, dag 2 en 3 om bescherming van het team en dag 4 tot 7 om te stabiliseren.

Dag 1: activeer ondersteuning

1. Registreer de ziekmelding en neem dezelfde dag contact op met je afwezige collega. Niet als controle, maar om te laten weten dat je er bent.
2. Meld de ziekmelding binnen 24 uur bij de arbodienst. ArboNed adviseert om niet de wettelijke 7 dagen af te wachten, maar direct te melden. Stel alleen toegestane vragen: verwachte duur, overdracht van taken.
3. Schakel invallers in: denk aan de vervangerslijst, collega’s van andere locaties, of intern begeleiders. Prioriteer kernvakken.
4. Activeer dezelfde dag externe mentale ondersteuning voor het hele team. OpenUp biedt binnen 1 werkdag directe en onbeperkte toegang tot psychologen. De 24/7-hulplijn is direct beschikbaar.

Dag 2 en 3: bescherm het team

6. Houd het managementteam (MT)-overleg gericht op een meerdagenrooster en bepaal of de piek medisch (griepgolf) of systemisch (werkdruk) is.
7. Schrap niet-essentiële vergaderingen en administratieve taken voor het overgebleven team. Dit is de belangrijkste actie om het domino-effect te stoppen.

Dag 4 tot 7: stabiliseer en voorkom herhaling

8. Check hersteltrajecten met elke afwezige medewerker en verken gedeeltelijke werkhervatting.
9. Regel een bedrijfsartsconsult voor wie langer dan 2 weken dreigt uit te vallen, ter voorbereiding op de Week 6 Probleemanalyse-deadline van de Wet Verbetering Poortwachter.
10. Monitor het overgebleven team op domino-signalen: frequent kort verzuim (3 keer of vaker in 12 maanden) is een voorloper van langdurige uitval.

Psycholoog Kim Schlüter van OpenUp: ‘Mentale gezondheid vormt de basis voor duurzame inzetbaarheid. Organisaties die hierin investeren, zien minder uitval, meer motivatie en werkplezier.’

Wat gaat er vaak mis bij acuut verzuim?

Bij acuut verzuim zien we vaak 3 reacties: het team krijgt extra werk, er wordt te lang gewacht met ingrijpen, of het verzuim wordt als een individueel probleem gezien.

1. “Laat het team het maar opvangen.” Eén ziekmelding verlaagt de productiviteit van het omringende team met bijna een derde (Pharmaco Economics, 2023). Absorberen is geen oplossing. Het versnelt het domino-effect.
2. “Laat hem maar even uitzieken.” Dit is de standaard reactie in het onderwijs en precies waar het misgaat. GSG Leo Vroman identificeerde dit als de grootste valkuil: “In het onderwijs denkt men wat sneller ‘laat hem maar even.’ Maar als iemand langdurig ziek wordt, ben je te laat.”

Psycholoog Britt Slief van OpenUp bevestigt dit: “In mijn gesprekken zie ik vaak dat mensen in die wachttijd niet stilstaan, maar juist doorgaan tot het écht niet meer lukt. Dat maakt herstel zwaarder.”

3. Verzuim behandelen als individueel probleem. Volgens de NVAB heeft 70 tot 80% van het ziekteverzuim geen directe medische oorzaak, maar komt het voort uit spanning op het werk. Als 3 mensen tegelijk uitvallen, heeft het team ondersteuning nodig, niet 3 losse dossiers. Geef je team directe en onbeperkte toegang tot psychologen, niet alleen wie al uitvalt.

Waarom snelheid duizenden euro’s scheelt

Hoe sneller je ingrijpt, hoe korter het verzuim duurt en hoe lager de kosten. Volgens Sazas kost een langdurig verzuimgeval een werkgever ongeveer € 400 per dag. Bij langdurig psychisch verzuim lopen die kosten snel op: uit de Arbobalans 2024 van TNO blijkt dat werkgerelateerd verzuim Nederlandse werkgevers in 2023 € 8,3 miljard kostte, waarvan € 4,9 miljard door psychosociale arbeidsbelasting zoals werkdruk.

In de reguliere GGZ is de gemiddelde wachttijd opgelopen tot 24 weken, ruim boven de norm van 14 weken die de NZa hanteert. Een medewerker die in die wachtrij belandt, kost een school bij gemiddeld twee maanden extra uitval dus tienduizenden euro’s aan loondoorbetaling, vervanging en productieverlies.

Met OpenUp heeft een docent of ondersteunende medewerker direct en onbeperkt toegang tot een psycholoog, zonder wachtlijst en zonder tussenkomst van HR. Dat verkort de weg van signaal naar ondersteuning van maanden naar dagen.