Woche für Woche arbeitest du deine To-do Liste bis auf den letzten Punkt ab und doch schaut – außer Dutzenden Überstunden – nichts dabei raus? Dann solltest du deine Strategie ändern. Mit dem Pareto-Prinzip kannst du deinen Workload senken und deine Erfolge steigern. In diesem Artikel erfährst du, was hinter der 80-20 Regel steckt und wie du dir dieses Prinzip zu Nutze machen kannst.
Was ist das Pareto-Prinzip (80-20-Regel)?
Das Pareto-Prinzip ist eine einfache Regel, die uns beim Zeitmanagement hilft. Die 80-20 Regel besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit nur 20 % des Einsatzes erledigt werden können. Die einfache Idee dahinter ist: Aufgaben priorisieren und sich vom Perfektionismus verabschieden. So kannst du in weniger Zeit mehr erreichen. Wir erklären dir, wie diese gängige Technik funktioniert und wie du sie in deinen Arbeitsalltag einbauen kannst.
So kannst du das Pareto-Prinzip anwenden
Viele von uns haben Schwierigkeiten mit dem Setzen von Prioritäten – zumindest im Job. Privat fällt uns das oft ganz leicht. Denk an Situationen wie diese:
- Aufräumen: Du bekommst heute Abend unerwartet Besuch und musst noch schnell aufräumen. Natürlich beginnst du mit den wichtigsten Dingen wie dem ungewaschenen Geschirr und nicht mit dem Ausräumen der Schubladen.
- Finanzen: Du bezahlst jeden Monat Rechnungen. Dabei beginnst du mit den größten und wichtigsten Ausgaben wie deiner Wohnungsmiete und nicht mit dem Zeitungsabo.
- Freundschaften: Jede*r von uns hat einen engen Freundeskreis und darüber hinaus entfernte Freund*innen und Bekannte. 80 % der Zeit verbringst du in Kontakt mit 20 % der Menschen.
Privat leben wir also oftmals nach der Pareto-Regel. Es erscheint uns auch logisch, das zu tun. Denn hätten wir z.B. den Anspruch, vor jedem Spontanbesuch die ganze Wohnung inklusive Fenster zu putzen, dann wären wir nur überfordert.
Warum fällt uns das aber im Beruf so schwer? Im Arbeitsalltag erscheint uns oft jede übertragene Aufgabe wichtig, dabei sollten wir uns öfter fragen: Welches Ziel verfolge ich damit? Mit welcher Aufgabe kann ich die größtmögliche Wirkung für mein Unternehmen oder meine Organisation erzielen?
Wenn du dir diese Fragen stellst, kannst du deine Aufgaben nach Wichtigkeit ordnen und so die größte Wirkung für dein Team erzielen. Fällt es dir schwer, zu entscheiden, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche nicht? Wenn dein Unternehmen mit OKRs arbeitet, kannst du dich an diesen Zielen oder an der Mission des Unternehmens orientieren.
Tipps für die Entscheidungsfindung
- Identifiziere die größten Probleme, die dein Team gerade hat. Wie könnten Lösungen dafür aussehen? Dabei kannst du die Five-Whys-Methode anwenden.
- Ordne deine Probleme in Gruppen. Vielleicht gibt es für einige Probleme dieselbe Lösung?
- Füge nun jedem Problem einen Wert hinzu. Verwende dazu ein Schulnotensystem oder tatsächliche Budgets aus dem Unternehmen.
- Wenn du das gemacht hast, erkennst du gut, welche Probleme zu den wichtigsten 20 % gehören und kannst dir eine Lösungsstrategie überlegen.
Oft beeinflussen diese Probleme auch andere Teams oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens. Durch das Priorisieren und das Finden einer Lösung, kannst du deine eigene Erfolgsquote steigern und wirst so mit mehr Motivation in den nächsten Arbeitstag starten.
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Zur Geschichte
Die Pareto-Methode geht, wie der Name schon verrät, auf den italienischen Soziologen und Ökonom Vilfredo Pareto zurück. Er fand 1906 heraus, dass 20 % der Bevölkerung in Italien 80 % der Grundstücke besitzen. Pareto untersuchte daraufhin auch die Einkommensverhältnisse in europäischen und südamerikanischen Ländern und erstellte die soziale Pyramide, bei der die Armen eine Basis bilden und die Reichen die Spitze. Mittlerweile wird das Pareto-Prinzip vor allem in der Wirtschaft angewendet.
Vorteile des Pareto-Prinzip
Die beliebte 80-20 Regel kann dir dabei helfen, in Kürze mehr Erfolge zu feiern, da du dich auf die wichtigsten 20 % konzentrierst. Ob Teamlead oder Mitarbeitender, die Pareto-Methode hat noch weitere Vorteile:
- Große Projekte oder Aufgaben werden in kleine Abschnitte unterteilt
- Erhöhte Produktivität
- Besseres Zeitmanagement
- Prioritäten sind nachvollziehbar
- Grenzen setzen ist einfacher
Häufige Missverständnisse rund um das Pareto-Prinzip
Ein häufiges Missverständnis der Pareto-Methode ist, dass du ab jetzt nur mehr 80 % geben musst und dich zurücklehnen kannst. Das ist leider nicht so, du wirst auf der Arbeit unweigerlich noch 100 % geben müssen, um Erfolg zu haben. Pareto besagt nur, dass du dich von unnötigem Perfektionismus lösen kannst und durch das Priorisieren mit mehr Effizienz und Klarheit arbeiten kannst. Was das Pareto-Prinzip NICHT besagt:
- Unnötige Aufgaben einfach weglassen
- Aufgaben fehlerhaft erledigen
- 80 % und 20 % addieren, um 100 % zu erhalten
Das Pareto-Prinzip besagt, dass du mit 20 % des Einsatzes 80 % der Ergebnisse liefern kannst. Die restlichen 20 % Ergebnisse (also weniger wichtige Aufgaben) musst du aber immer noch erledigen.
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Wie OpenUp dich unterstützen kann
Du hast jetzt vielleicht schon ein paar Ideen, wie du dein Zeitmanagement und deine Arbeit verbessern kannst. OpenUp hilft dir dabei mit diesen Angeboten und Tools:
- 1:1-Gespräche mit Psycholog*innen, um Prioritäten zu klären, Grenzen zu setzen und fokussierter statt unter Druck zu arbeiten.
- In Gruppensitzungen und Masterclasses geht es um Themen wie Produktivität, Resilienz und wie du Perfektionismus loslassen kannst. So kannst du die 80-20-Regel direkt anwenden.
- Unsere Mindfulness-Sitzungen helfen dir, zur Ruhe zu kommen, durchzuatmen und präsent zu bleiben, wenn deine To-do-Liste zu lang wird.
- Du kannst auch selbstständig lernen – mit kurzen Kursen und Artikeln zu Fokus, Zeitmanagement und Wohlbefinden.
Wenn du über deine eigenen Themen sprechen willst, kannst du jederzeit ein Gespräch mit unseren Psycholog*innen buchen.
Häufig gestellte Fragen zum Pareto-Prinzip
Was bedeutet das Pareto-Prinzip einfach erklärt?
Das Pareto-Prinzip bedeutet: Ein kleiner Teil deiner Handlungen bringt die meisten Ergebnisse. Im Alltag sind es oft nur wenige Aufgaben, Gewohnheiten oder Beziehungen, die wirklich zählen. Wenn du das erkennst, kannst du deine Energie gezielt einsetzen und fühlst dich entspannter.
Wie funktioniert die 80-20-Regel?
Mit der 80-20-Regel findest du heraus, wo dein Einsatz am meisten bewirkt. Du musst nicht alles perfekt machen, sondern dich auf die wenigen Dinge konzentrieren, die wirklich zählen. Das kann eine wichtige Aufgabe im Job sein, ein offenes Gespräch oder eine hilfreiche Gewohnheit. So kannst du leichter entscheiden und fühlst dich wieder handlungsfähig.
Wie kann ich die 80-20-Regel im Alltag anwenden?
Schau dir deinen Tag genau an: Was bringt dir wirklich Fortschritt oder Zufriedenheit? Was kostet dich viel Energie, ohne viel zu bringen? Wenn du dich auf das Wesentliche konzentrierst – bei der Arbeit, in Beziehungen oder im Alltag – wird vieles leichter. Schon kleine, bewusste Entscheidungen machen einen Unterschied.
Was ist ein Beispiel für das Pareto-Prinzip im echten Leben?
Ein typisches Beispiel sind Freundschaften: Du kennst viele, aber nur wenige geben dir echte Nähe und Unterstützung. Auch im Job bringen meist ein oder zwei Aufgaben dein Projekt voran, während viele kleine To-dos warten können. Wenn du diese Muster erkennst, kannst du besser Prioritäten setzen und dir selbst Druck nehmen.
