6 Signale, dass es Zeit ist, den EAP-Anbieter zu wechseln

Auf dem Papier bekommt jede*r Mitarbeitende Hilfe über das EAP. In der Praxis findet es kaum jemand. Mit einem klassischen Employee Assistance Program bleibt die erhoffte Wirkung oft aus. Diese sechs Signale nennen HR-Teams in unseren Gesprächen am häufigsten.

Viele Unternehmen unterstützen Mitarbeitende, die durch Stress, mentale Belastungen oder persönliche Herausforderungen ins Stocken geraten, mit einem EAP. Tatsächlich nutzt aber nur ein kleiner Teil das Angebot. Das wirft eine Frage auf: Ist dein aktuelles EAP wirklich wirksam?

In aller Kürze

• Die Aktivierung bleibt niedrig. Ein klassisches EAP erreicht oft nur 3 bis 5 % der Mitarbeitenden. Eine moderne Plattform kommt im Schnitt auf rund 20 %, mit Spitzen bis zu 40 %.
• Der Zugang ist zu umständlich. Sitzungslimits, Wartezeiten und Hürden bei der Anmeldung halten Hilfe häufig auf.
• Die Daten fehlen. Ohne Dashboards auf Unternehmensebene bleibt offen, ob es wirkt. Nachsteuern wird dann schwierig.

Signal 1: niedrige Aktivierung

Unterstützung wirkt erst, wenn Mitarbeitende sie nutzen. Egal, ob es ein klassisches EAP ist oder eine moderne Plattform wie OpenUp.

Bei einem klassischen EAP liegt die Nutzung in der Praxis oft bei 3 bis 5 % der Mitarbeitenden. In einem Unternehmen mit 1.000 Beschäftigten sind das 30 bis 50 Personen pro Jahr. Ein großer Teil der Belegschaft bleibt außen vor.

Natürlich lässt sich sagen: Wenn kaum jemand das EAP nutzt, brauchen die Mitarbeitenden vielleicht einfach keine Unterstützung. In der Praxis steckt aber meist etwas anderes dahinter. Menschen kennen das Angebot nicht, vertrauen ihm nicht oder die Hürden sind zu hoch.

Bei einer modernen Plattform für mentale Gesundheit liegt die Nutzung im Schnitt bei rund 20 %, mit Spitzen bis zu 40 %. Aus unserer Erfahrung mit mehr als 2.000 Unternehmen aktivieren digitale Plattformen wie OpenUp fünf- bis zehnmal mehr Menschen als klassische EAPs.

Bei uns bekommt jede*r Mitarbeitende direkten und unbegrenzten Zugang zu Psycholog*innen, Gesundheits- oder Finanzcoaches, ohne Überweisung und ohne Registrierungscode.

Ein festes, lokales Customer-Success-Team in der Sprache deiner Mitarbeitenden begleitet das mit Kampagnen und Check-ins, damit Menschen die Plattform finden und weiter nutzen.

Wirf einen Blick in die Nutzungsdaten deines EAP-Anbieters:

• die Nutzung im letzten Quartal
• die Verteilung pro Team
• wie oft Mitarbeitende nach dem ersten Gespräch wiederkommen

Signal 2: strenge Sitzungslimits

Bei einem klassischen EAP folgt das Sitzungsmodell meist einem Nutzungslimit. Oft drei bis sechs Sitzungen pro Thema und Jahr. Danach endet die Deckung, oder Mitarbeitende gehen zurück zum Arbeitgeber, um eine Erweiterung zu erfragen.

Ein Sitzungslimit oder eine Abrechnung pro Nutzung klemmt an zwei Stellen. Mitarbeitende zweifeln, ob ihr Anliegen wichtig genug ist, und warten deshalb mit dem Schritt zur Hilfe. HR will die Nutzung niedrig halten, weil das Kontingent sonst schnell aufgebraucht ist oder die Kosten zu hoch werden. So bekommen gerade die Menschen, die früh Hilfe brauchen, keine Unterstützung.

Bei uns ist der Zugang unbegrenzt. Vom ersten Tag an verfolgen wir dasselbe Ziel wie HR: so viele Mitarbeitende wie möglich zu erreichen, zu einem festen Preis pro Mitarbeitendem. Wie viele Sitzungen jemand braucht und mit welchem Abstand, bestimmst du gemeinsam mit der Expertin oder dem Experten. Viele kommen schon nach wenigen Sitzungen ein gutes Stück weiter, und niemand wird mittendrin abgeschnitten.

Sieh dir an, was dir dein EAP-Anbieter zeigt:

• die Gesamtzahl der Sitzungen pro aktiver Person und Jahr
• was passiert, wenn jemand das Maximum erreicht: zahlen sie selbst dazu, brechen sie ab, oder landen sie in der psychotherapeutischen Regelversorgung?

„Manchmal höre ich, dass sich Menschen Sorgen machen, wie viele Sitzungen sie eigentlich ‚nutzen dürfen’. Viele sind erleichtert und sofort spürbar entspannter, wenn sie hören, dass sie sich darüber keine Sorgen machen müssen und dass wir gemeinsam schauen, was im Verlauf hilft. Ein Sitzungslimit kann so unbeabsichtigt Druck erzeugen.“

– Kim Schlüter, Psychologin

Signal 3: lange Wartezeiten

Bei einem klassischen EAP liegt die Wartezeit auf ein erstes Gespräch oft bei drei bis fünf Werktagen. In der Praxis werden daraus manchmal mehrere Wochen, je nach Netzwerk und Art der Hilfe. Aus EAP-Sicht ist das schnell. Für eine*n Mitarbeitende*n, der oder die mit Stressbelastung zu Hause sitzt, ist es lang.

Bei uns lässt sich oft schon innerhalb weniger Stunden eine Sitzung buchen. Wir halten uns an maximal 48 Stunden bis zur ersten Sitzung, in der Praxis geht es meist deutlich schneller.

Je länger die Wartezeit, desto größer die Hürde, überhaupt um Hilfe zu bitten. Viele lassen es nach zwei bis drei Tagen Wartezeit sein und versuchen, es selbst zu lösen. Genau in diesem Moment wird oft aus einer kurzen eine lange Belastung.

Wenn präventive Beratung nicht der richtige Weg ist, helfen wir dabei, den passenden nächsten Schritt zu finden. Das ist wichtig, denn in Deutschland warten Menschen mit psychischen Erkrankungen laut Bundespsychotherapeutenkammer (BPtK) im Schnitt rund 20 Wochen auf einen Therapieplatz, in ländlichen Regionen teils länger.

Frag deinen EAP-Anbieter nach diesen Daten:

• die durchschnittliche Zeit zwischen Anfrage und erster Sitzung
• die Abbruchquote bei Wartezeiten über zwei Wochen

Signal 4: Hürden beim Zugang

Bei einem klassischen EAP steckt Hilfe oft hinter mehreren Schritten. Ein Registrierungscode, den du bei HR anfragst. Ein Callcenter, das nach deinem Arbeitgeber fragt. Ein Formular oder eine feste Telefonnummer, die nur zu Bürozeiten erreichbar ist, manchmal nicht einmal in der eigenen Sprache.

Für den Arbeitgeber fühlt sich das wie ein sorgfältiger Zugang an. Für Mitarbeitende ist es eine Reihe von Hürden. Je mehr Schritte zwischen Anfrage und Sitzung liegen, desto mehr Menschen springen ab.

Bei uns melden sich Mitarbeitende selbst an, ohne HR dazwischen. Sie haben direkten Zugang zu Psycholog*innen über einen Klick in der App, anonym und ohne Callcenter oder Registrierungscode. Sitzungen in mehr als 45 Sprachen bedeuten, dass Mitarbeitende oft in ihrer eigenen Sprache Hilfe finden. Das senkt die Hürde für diverse und internationale Teams.

Schau dir den Zugangsweg deines EAP-Anbieters an:

• die Anzahl der Schritte zwischen Erstkontakt und erster Sitzung. Mehr als zwei ist oft ein Signal.
• die Anonymitätsregeln deines aktuellen EAP: sieht HR, wer sich anmeldet?

„Menschen sind oft sehr erleichtert, dass sie so schnell einen Termin bekommen, nachdem sie den Schritt gemacht haben, sich Hilfe zu holen. Manche erzählen, dass sie gerade mit ihrer Führungskraft gesprochen haben, die sie auf OpenUp aufmerksam gemacht hat, und dass sie danach direkt den Schritt zu einem Gespräch mit mir gegangen sind. Immer wieder höre ich, dass sich die niedrige Hürde auszahlt.“

– Kim Schlüter, Psychologin

Bereit, über ein klassisches EAP hinauszudenken? Bei uns bekommen deine Mitarbeitenden direkten, unbegrenzten Zugang zu Psycholog*innen, in mehr als 45 Sprachen, begleitet von einem festen, lokalen Customer-Success-Team.

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Signal 5: erst im Blick, wenn es schiefläuft

Ein klassisches EAP ist strukturell für Krisenmomente gebaut. Eine Telefonnummer für den Fall, dass es wirklich nicht mehr geht. Für mildere Belastungen wie schlechten Schlaf, frühe Stresssignale oder ein Vitalitätsthema ist meist nichts geregelt.

Viele Belastungen beginnen nicht bei der Krise. Sie beginnen bei ein paar Wochen schlechtem Schlaf, ein paar Monaten weniger Energie, einem schleichenden Gefühl, dass die Arbeit mehr kostet, als sie zurückgibt. Wer erst bei der Krise auftaucht, verpasst genau die Phase, in der man den Unterschied machen kann.

Bei uns steht Prävention im Mittelpunkt. Jede*r Mitarbeitende erhält direkten und unbegrenzten Zugang zur gesamten Plattform:

• Psychologische Beratung
• Gesundheitsberatung
• Workshops und Webinare
• Leadership Coaching
• Vitalitäts-Check 
• eine umfangreiche Wohlbefindens-Bibliothek zum selbstständigen Lernen
• Dashboards und Insights für HR

„Belastungen, die früh aufgefangen werden, führen seltener zu langem Ausfall. Denk an dich selbst: Nach einer vollen Arbeitswoche reicht oft das Wochenende, um aufzutanken. Hält die Belastung länger an, kann sich der Montag schon wieder zu früh anfühlen. Früh etwas anzupassen lohnt sich, weil dann weniger wiederhergestellt werden muss.“_
_– Kim Schlüter, Psychologin

Auch bei stärkeren Belastungen sind Mitarbeitende bei uns richtig. In diesen Fällen helfen wir dabei, den passenden nächsten Schritt zu finden.

Wirf einen Blick in deine eigenen Daten:

• Kommen Mitarbeitende früh zu deinem EAP-Anbieter oder erst bei langer Ausfallzeit?
• Der Trend bei langfristigen Fehlzeiten mit mentalen Ursachen

Signal 6: keine Daten zum Nachsteuern

Was HR aus einem klassischen EAP meist zurückbekommt, ist ein Reporting auf Fallebene. Jemand hat ein Beratungsangebot abgeschlossen. Manchmal eine Nutzerzahl, oft nicht einmal das. Keine Trends, keine Einblicke auf Teamebene, keine Verknüpfung mit deiner Fehlzeiten- oder Wohlbefindensstrategie.

Was HR dem Managementteam oder Finance zeigen will, liegt eine Ebene höher. Welche Teams melden sich häufiger? Um welche Themen geht es? Was hat Prävention in Zahlen gebracht? Ohne diese Daten ist es schwer, Budget zu bekommen und nachzusteuern.

Bei uns arbeiten wir mit HR-Dashboards, die anonymisierte, aggregierte Einblicke auf Team- und Unternehmensebene geben: welche Themen präsent sind, welche Teams mehr Unterstützung brauchen und wie sich Trends entwickeln.

Darüber liegt der Vitalitäts-Check, ein Wohlbefindens-Scan von unter zehn Minuten zu zehn Themen, von Schlaf und Stress bis Arbeit und Ernährung. Du kannst ihn auch als ePMO einsetzen, das digitale präventive medizinische Angebot innerhalb der vertrauten OpenUp-Umgebung. Mitarbeitende bekommen persönliche Einblicke, HR sieht nur anonymisierte Trends pro Team. So weißt du, wohin die Aufmerksamkeit gehen sollte, bevor es in den Fehlzeiten auftaucht.

Der Vitalitäts-Check ergänzt die gesetzlich vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (nach §5 ArbSchG), ersetzt sie aber nicht.

Willst du wissen, was Stillstand dich in Fehlzeiten, Produktivität und Fluktuation kostet? Das ist die andere Hälfte der Geschichte.

Wirf einen Blick auf das Reporting deines EAP-Anbieters:

• Welche Trends und Insights bekommst du überhaupt geliefert?
• Reicht das, um dein Managementteam oder Finance zu überzeugen?

Klassisches EAP und moderne Plattform im Vergleich

Wo OpenUp über ein klassisches EAP hinausgeht

Erkennst du diese Signale? Dann ist die Frage, wie eine moderne Plattform es anders angeht. OpenUp ist für die Herausforderungen dieser Zeit entwickelt. Das fällt HR-Teams am meisten auf:

• Höhere Aktivierung. OpenUp erreicht im Schnitt rund 20 % der Mitarbeitenden, mit Spitzen bis zu 40 %, während ein klassisches EAP oft bei 3 bis 5 % bleibt. Ein festes, lokales Customer-Success-Team und gezielte Kommunikation halten diese Nutzung.
• Prävention als Kern. Wir helfen schon bei frühen Signalen, damit kleine Belastungen klein bleiben und nicht zu Ausfall werden. Ein klassisches EAP kommt oft erst bei der Krise ins Bild.
• Unbegrenzter Zugang. Kein Limit von drei bis sechs Sitzungen pro Thema. Wie viele Sitzungen nötig sind, bestimmen Mitarbeitende gemeinsam mit ihrer Psychologin oder ihrem Psychologen.
• Schneller, direkter Zugang. Mitarbeitende buchen selbst, oft innerhalb von 48 Stunden und in mehr als 45 Sprachen. Ohne Callcenter, Code oder wochenlange Anmeldung.
• Zugänglich, wie Menschen heute leben. Wir arbeiten mit Online-Sitzungen, App, Chat und Selbsthilfe-Tools, die in den Alltag passen, und bieten damit viel mehr als nur einen Anruf zu Bürozeiten.
• Mehr als 1:1. Neben Sitzungen mit Psycholog*innen gibt es auch Gesundheits- und Finanzcoaching, Workshops, Gruppensitzungen und den Vitalitäts-Check.
• Eine passende Begleitung. Mitarbeitende wählen selbst eine Person, die zu ihrem Anliegen passt, in ihrer eigenen Sprache.
• Eine Entscheidung, die Unternehmen bewusst treffen. Unternehmen wie Decathlon, Statista, Pandora und der Deutsche Sparkassenverband setzen bewusst auf den präventiven, niedrigschwelligen Ansatz von OpenUp statt auf ein Standard-EAP.