Bedrijven zijn volgens de Arbowet verplicht om hun werknemers te beschermen tegen zogenaamde psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Ongewenst gedrag zoals pesten, discriminatie of seksuele intimidatie hoort daar ook bij. Een vertrouwenspersoon speelt hierin een belangrijke rol.
Maar wat is een vertrouwenspersoon precies, wat doet deze persoon, en wanneer is het verplicht er een aan te stellen?
Wat is een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon is iemand binnen of buiten de organisatie die medewerkers ondersteunt wanneer zij te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen, integriteitsschendingen of andere vormen van psychosociale belasting. Denk hierbij aan pesten, seksuele intimidatie, discriminatie of agressie op de werkvloer.
Er bestaan twee typen vertrouwenspersonen:
- Interne vertrouwenspersoon: Een collega binnen het bedrijf.
- Externe vertrouwenspersoon: Een onafhankelijke professional van buiten de organisatie, bijvoorbeeld via OpenUp.
Wat doet een vertrouwenspersoon op het werk?
Annemarie van Raay, psycholoog en vertrouwenspersoon bij OpenUp, legt uit: “Een vertrouwenspersoon heeft eigenlijk drie hoofdrollen: Opvangen & begeleiden, voorlichten & informeren, en gevraagd & ongevraagd adviseren.”
1. Opvangen & begeleiden
De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en begeleiding aan medewerkers die ongewenst gedrag ervaren. Dit kan variëren van meedenken tot het ondersteunen bij het indienen van een formele klacht. Indien nodig verwijst de vertrouwenspersoon door naar professionele hulpverlening of juridische ondersteuning.
2. Voorlichten & informeren
Een vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat medewerkers weten bij wie ze terechtkunnen. Ook geeft de vertrouwenspersoon uitleg over gewenst en ongewenst gedrag, integriteit en draagt bij aan preventie via voorlichtingen of samenwerking met HR, arbodiensten of OR.
3. Gevraagd & ongevraagd adviseren
Op basis van signalen in de organisatie adviseert de vertrouwenspersoon het management over trends in gedrag of werkcultuur. Deze input wordt vaak vastgelegd in een jaarlijks verslag met aanbevelingen.
Een belangrijke aanvulling van psycholoog Annemarie van Raay: “Als vertrouwenspersoon ben je niet verantwoordelijk voor de cultuur in de organisatie, de sfeer, of de ongewenste gedraging op de werkvloer. Je bent eerder een thermometer die aan het bestuur aangeeft wat je weet dat speelt en wat je vanuit jouw kennis over ongewenste omgangsvormen opvalt. Verwar je voorbeeldfunctie dus niet met volledige verantwoordelijkheid ten aanzien van de gedragingen op de werkvloer.”
Wat mag een vertrouwenspersoon niet doen?
Een vertrouwenspersoon is geen mediator of manager. Problemen als hoge werkdruk vallen niet onder hun verantwoordelijkheid. Ook wordt er nooit zonder toestemming van de melder actie ondernomen of informatie gedeeld.
Psycholoog en vertrouwenspersoon Annemarie van Raay voegt hier nog aan toe: “Je kan in je rol als vertrouwenspersoon ook geconfronteerd worden met problematiek rondom functionerings- en beoordelingsgesprekken, reorganisaties, arbeidsconflicten en privéproblematiek.
Traditioneel behoren dergelijke kwesties niet tot het werkterrein van de vertrouwenspersoon. Echter behoort het ongewenst gedrag dat hieruit kan voortvloeien hier wel toe. Wees je hier dus bewust van en zorg ervoor dat je tijdens het gesprek goed in kaart brengt waarvoor de melder bij jou is gekomen.”
Wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht?
Er is in 2023 een wetsvoorstel aangenomen waarin staat dat bedrijven met meer dan 10 medewerkers verplicht worden een vertrouwenspersoon aan te stellen. Hoewel de wet nog niet definitief is ingevoerd, geldt nu al dat het aanstellen van een vertrouwenspersoon past binnen de zorgplicht van werkgevers volgens de Arbowet.
Wil je dat medewerkers zich veilig genoeg voelen om naar een vertrouwenspersoon te stappen? Zorg dan voor open communicatie, maak duidelijk wie de vertrouwenspersoon is en waar zij of hij voor bereikbaar is.
Vertrouwenspersoon en arbeidsconflicten: Hoe helpt het?
De vertrouwenspersoon bemiddelt niet in arbeidsconflicten, maar biedt wél ondersteuning bij ongewenst gedrag dat daaruit voortkomt. Denk aan grensoverschrijdende opmerkingen, discriminatie of intimidatie.
Belangrijk is dat de ervaring van de medewerker centraal staat: als iets als ongewenst wordt ervaren, is het dat ook. De vertrouwenspersoon bespreekt de situatie en kijkt samen met de medewerker welke stappen mogelijk zijn.
Vertrouwenspersoon inhuren: Waar moet je op letten?
Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie goed en is laagdrempelig benaderbaar. Maar dit kan ook leiden tot uitdagingen, bijvoorbeeld door (angst voor) belangenverstrengeling.
Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en biedt anonimiteit en objectiviteit. Deze optie is vaak geschikter voor grotere organisaties of bedrijven met een gevoelige dynamiek.
Let bij het inhuren van een vertrouwenspersoon op:
- Ervaring met PSA-kwesties
- Onafhankelijke positie
- Duidelijke afspraken over rapportage en bereikbaarheid
Hoe OpenUp helpt
Via OpenUp kun je een externe vertrouwenspersoon inschakelen die onafhankelijk werkt en medewerkers in een veilige omgeving ondersteunt. Onze experts zijn laagdrempelig beschikbaar via 1-op-1 sessies en kennen de wet- en regelgeving. Zo help je je organisatie bij het opbouwen van een gezonde en veilige werkomgeving.
Meer weten?
Veelgestelde vragen
Waar is een vertrouwenspersoon voor?
Voor het opvangen, begeleiden en adviseren van medewerkers bij ongewenst gedrag of integriteitskwesties. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die zich geïntimideerd voelt door een collega en in vertrouwen wil bespreken welke stappen mogelijk zijn.
Wat doet een vertrouwenspersoon op het werk?
Een vertrouwenspersoon biedt ondersteuning, geeft voorlichting en adviseert het management op basis van signalen uit de organisatie.
Waarom een vertrouwenspersoon?
Omdat het bijdraagt aan een veilige werkomgeving en helpt om psychosociale arbeidsbelasting, zoals stress door pesten of intimidatie, te verminderen. Medewerkers voelen zich sneller gehoord en gesteund, wat kan leiden tot minder verzuim en hogere betrokkenheid op de werkvloer.
Wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht?
Volgens een aangenomen wetsvoorstel worden bedrijven met meer dan 10 medewerkers verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen. Nu al past dit binnen de zorgplicht van de Arbowet.
