Fehlzeiten am Arbeitsplatz verstehen und reduzieren

Fehlzeiten am Arbeitsplatz bezeichnen grundsätzlich die Abwesenheit von Mitarbeitenden von ihrem Arbeitsplatz während eines bestimmten Zeitraums. Stell dir folgende Situation vor:

Du erhältst eine Nachricht von einem Teammitglied, der*die sich am Montag krank gemeldet hat. Ein paar Wochen später passiert das Gleiche noch einmal. Und dann wieder. Gelegentliche Krankmeldungen sind zwar ein normaler Teil des Arbeitslebens, aber wiederholte Abwesenheiten können eine größere Besorgnis auslösen.

Das Teammitlgied ist vielleicht nicht krank im herkömmlichen Sinne, aber er oder sie könnte mit Burnout, mentalen Herausforderungen oder persönlichen und arbeitsbezogenen Stressfaktoren zu kämpfen haben. Dieses wiederkehrende Muster wird als Absentismus definiert, und die Ursachen dafür sind oft komplex und vielschichtig.

In diesem Artikel gehen HR Business Partnerin Allie Busse und OpenUp’s Head of People Marta Montesdeoca Romero auf Absentismus ein und stellen Strategien vor, die deinem Unternehmen helfen, Fehlzeiten zu reduzieren und gleichzeitig ein gesünderes und engagierteres Team zu fördern.

Was ist Absentismus?

Absentismus bezeichnet die gewohnheitsmäßige, überdurchschnittlich hohe Anzahl an Fehlzeiten von Mitarbeitenden. Er unterscheidet sich von dem Begriff „Abwesenheit“, der sich in jedem Fall auf die Abwesenheit der Mitarbeitenden bei der Arbeit bezieht, egal aus welchem Grund.

Dazu gehören sowohl geplante als auch ungeplante Abwesenheiten wie Jahresurlaub, Krankheitsurlaub oder persönliche Notfälle.

Fehlzeiten in Form von Absentismus hingegen sind ein kontinuierliches Muster von nicht genehmigten oder übermäßigen Abwesenheiten, die über die akzeptablen Arbeitsplatzrichtlinien hinausgehen. Gelegentliche Fehlzeiten sind zwar ein natürlicher Bestandteil eines jeden Arbeitsplatzes, aber Fehlzeiten können auf tiefer liegende Probleme wie geringe Arbeitszufriedenheit, Stress am Arbeitsplatz oder mangelndes Engagement hinweisen.

Die Fehlzeitenregelungen und der Anspruch auf Krankheitsurlaub variieren in Europa und weltweit. Im Vereinigten Königreich nehmen die Beschäftigten im Durchschnitt 5,8 Krankheitstage pro Jahr in Anspruch, während es in Deutschland 14,8 Tage sind, weil es dort ein umfassenderes System zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall gibt. In den Niederlanden, die einen starken Wiedereingliederungsansatz für langfristige Abwesenheiten fördern, liegt der Durchschnitt bei 8,4 Krankheitstagen pro Jahr. Diese Unterschiede zeigen, wie sehr betriebliche Rahmenbedingungen und staatliche Unterstützungssysteme die Zahl der Krankheitstage beeinflussen können.

Arten von Absentismus

Fehlzeiten am Arbeitsplatz können in verschiedene Arten eingeteilt werden, wie z. B. chronischer Absentismus, gelegentliche Abwesenheiten, genehmigte Urlaube und ungenehmigte Abwesenheiten:

● Chronischer Absentismus: Wiederholte und längere Fehlzeiten, die über ein akzeptables Maß hinausgehen und oft auf grundlegende Probleme wie Burnout, Unzufriedenheit am Arbeitsplatz oder anhaltende gesundheitliche Probleme hinweisen.

● Gelegentliche Abwesenheiten: Ungeplante, seltene Abwesenheiten aufgrund von kurzfristiger Krankheit, familiären Notfällen oder persönlichen Gründen. Dies ist in der Regel kein Grund zur Sorge, es sei denn, es handelt sich um ein kontinuierliches Muster.

● Genehmigte Urlaube: Geplante Abwesenheiten, die vom Arbeitgeber genehmigt werden, einschließlich Urlaub, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub und Krankheitsurlaub.

● Ungenehmigte Abwesenheiten: Abwesenheiten ohne vorherige Genehmigung oder Rechtfertigung, die ein Zeichen für Unlust, Konflikte am Arbeitsplatz oder Verstöße gegen die Richtlinien sein können.

Um mit Fehlzeiten effektiv umzugehen, müssen Organisationen den Grund für die Abwesenheit verstehen – und zwischen berechtigten Fällen wie gesundheitlichen Problemen oder familiären Notfällen und Fehlzeitenmustern unterscheiden, die auf Desengagement oder Vermeidungsverhalten hindeuten können.

Diese Unterscheidung erfordert oft einen Zusammenhang und eine einheitliche Dokumentation sowie regelmäßige, empathische Gespräche zwischen Führungskräften und Teammitgliedern.

Auch das Verständnis der zugrunde liegenden Auslöser kann Klarheit schaffen. Unzufriedenheit am Arbeitsplatz, schlechte Arbeitsmoral oder ungelöste zwischenmenschliche Konflikte können zu vermeidbaren Fehlzeiten führen, während chronische Krankheiten oder persönliche Notlagen auf einen Bedarf an zusätzlicher Unterstützung hinweisen können.

Die bewusste Anerkennung dieser Unterschiede stärkt das Gefühl der Unterstützung bei den Beschäftigten und gibt HR-Teams die Chance, frühzeitig gezielte Maßnahmen zu ergreifen.

Was sind die Ursachen für Fehlzeiten am Arbeitsplatz?

Die Ursachen für Fehlzeiten sind oft komplex und werden sowohl von psychologischen als auch von organisatorischen Faktoren beeinflusst.

HR Business Partner Allie nennt einige dieser Faktoren: Aus individueller oder psychologischer Sicht sind Stress, Burnout, mentale Probleme, geringe Arbeitszufriedenheit und persönliche Herausforderungen nur einige der Ursachen für Fehlzeiten.

Und aus organisatorischer Sicht können schlechte Führung/Management, ein toxisches Arbeitsumfeld, fehlende oder eingeschränkte Flexibilität und fehlende oder eingeschränkte Karriereentwicklung ebenfalls massiv dazu beitragen. Schauen wir uns diese Ursachen für Fehlzeiten genauer an.

Psychologische Faktoren, die zu Fehlzeiten beitragen:

● Stress und Burnout: Chronischer Stress am Arbeitsplatz führt zu Erschöpfung, verminderter Motivation und erhöhter Fehlzeitenquote. Mitabreitende, die sich von der Arbeitsbelastung oder dem Druck am Arbeitsplatz überfordert fühlen, melden sich häufiger krank.

● Mentale Gesundheitsprobleme: Angstzustände, Depressionen oder andere psychische Erkrankungen können es den Beschäftigten schwer machen, regelmäßig zur Arbeit zu kommen. Ohne angemessene Unterstützung können diese Probleme zu längeren Abwesenheiten führen.

● Geringe Arbeitszufriedenheit: Teammitglieder, die sich in ihrer Rolle unterbewertet, unengagiert oder unterfordert fühlen, meiden eher die Arbeit. Ein Mangel an Erfüllung kann zu einer erhöhten Anzahl von Krankheitstagen oder ungeplanten Abwesenheiten führen.

● Persönliche Herausforderungen: Externe Faktoren wie familiäre Konflikte, finanzielle Schwierigkeiten oder andere persönliche Probleme können die Fähigkeit eines Teammitglieds beeinträchtigen, einen regelmäßigen Arbeitsplan einzuhalten. Beschäftigte, die mit diesen Herausforderungen konfrontiert sind, benötigen möglicherweise zusätzliche Unterstützung von ihren Arbeitgebern.

Organisatorische Faktoren, die zum Fernbleiben von der Arbeit beitragen:

● Schlechte Führung und Management: Ineffektive Führung, mangelnde Kommunikation oder ein nicht unterstützendes Management können zu Unzufriedenheit, sinkendem Engagement und erhöhten Fehlzeiten führen.

● Veränderung und Unsicherheit: Organisatorische Umstrukturierungen und (intransparente) Führungswechsel können zu Instabilität und Stress bei den Mitarbeitenden führen. Wenn Menschen sich unsicher über ihre Zukunft in einem Unternehmen fühlen, können sie ihr Engagement aufgeben, was zu einer höheren Fehlzeitenquote führt.

● Toxisches Arbeitsumfeld: Mobbing, Belästigung oder eine Kultur der Angst am Arbeitsplatz können Stress und Ängste auslösen und die Teammitglieder davon abhalten, regelmäßig zur Arbeit zu gehen. Diese Faktoren sind oft ausschlaggebend für Fehlzeiten, da die einzelne Person Angst vor dem Arbeitsalltag bekommt und sich fürchtet.

● Mangelnde Flexibilität am Arbeitsplatz: Starre Arbeitsrichtlinien, die nicht auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen, wie z. B. Hybridarbeit oder flexible Arbeitszeiten, können es ihnen schwer machen, ihr Privat- und Berufsleben in Einklang zu bringen, was zu mehr Fehlzeiten führt.

● Unklare Erwartungen an die Arbeit: Mitarbeitenden, die ihre Aufgaben nicht verstehen, uneinheitliches Feedback erhalten oder mit unrealistischen Arbeitsbelastungen konfrontiert werden, können sich überfordert fühlen, was zu erhöhten Fehlzeiten führt.

● Begrenzte berufliche Entwicklungsmöglichkeiten: Ein Mangel an beruflicher Entwicklung, Fortbildung oder Aufstiegsmöglichkeiten kann zu sinkendem Engagement führen, so dass die Mitarbeitenden weniger motiviert sind, regelmäßig zur Arbeit zu kommen.

Obwohl diese Ursachen komplex sind und nicht von heute auf morgen behoben werden können, gibt es proaktive Schritte, die Unternehmen machen können, um sie zu beseitigen. Darauf gehen wir im nächsten Abschnitt ein.

Wie Unternehmen proaktiv gegen Fehlzeiten vorgehen können

Um Fehlzeiten zu bekämpfen, müssen Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen:

🧠 Unterstützung des mentalen Wohlbefindens: Biete solide Unterstützung durch Employee Assistance Programs (EAPs), psychologische Beratung am Arbeitsplatz und Einzelcoaching. Diese Initiativen helfen den Mitarbeitenden bei der Bewältigung persönlicher oder beruflicher Herausforderungen und fördern eine Kultur, in der es normal ist, um Hilfe zu bitten.

🧑‍🏫 Führungskräftetraining: Gib Führungskräften die Hilfsmittel, um ein psychologisch sicheres, integratives Umfeld zu schaffen. Wenn Führungskräfte aktiv zuhören, ihre Teams unterstützen und Empathie vorleben, verringert dies angstbedingte Fehlzeiten und erhöht das Engagement.

🏡 Flexibilität am Arbeitsplatz: Biete flexible Arbeitsmodelle an, wie z.B. hybride Modelle, Remote-Arbeit und anpassbare Arbeitszeiten. Flexibilität ermöglicht es den Teammitgliedern, persönliche Verpflichtungen mit beruflichen Verpflichtungen in Einklang zu bringen und stressbedingte Fehlzeiten zu reduzieren.

📈 Persönliche Entwicklungschancen: Investiere in Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, um Motivation und Engagement zu steigern. Wenn die Teammitglieder das Gefühl haben, sich weiterzuentwickeln und geschätzt zu werden, sind sie eher bereit, sich für ihre Aufgaben zu engagieren.

📊 Beobachtung des Engagements: Nutze Instrumente wie Umfragen zum Engagement und effektive Abwesenheitsmanagementsysteme, um Frühwarnzeichen zu erkennen. Datengestützte Erkenntnisse können HR-Teams helfen, schnell und unterstützend zu handeln.

🌿 Kultureller Wandel: Ändere überholte Vorstellungen von Anwesenheit. Wenn Führungskräfte es als normal ansehen, sich freizunehmen, und einen gesunden Umgang mit Erholung und mentalem Wohlbefinden demonstrieren, ermutigen sie andere, es ihnen gleichzutun – und fördern so eine nachhaltige Arbeitsplatzkultur, in der der Mensch im Mittelpunkt steht.

Die Folgen von Absentismus

Die Folgen von Absentismus gehen über die fehlenden Teammitglieder hinaus und betreffen das gesamte Unternehmen.

Wenn Mitarbeitende häufig abwesend sind, wird die zusätzliche Arbeitslast auf die verbleibenden Teammitglieder verteilt, was deren Stresslevel erhöht, die Gesamtproduktivität senkt und möglicherweise zu Burnout führt.

Dies wirkt sich auch auf die Leistung der Führungskräfte aus, da sie mehr Zeit damit verbringen, Arbeitsabläufe anzupassen, um die Räder am Laufen zu halten. Dies wirkt sich oft auch auf die Unternehmenskultur und die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden aus, da eine erhöhte und nicht zu bewältigende Arbeitsbelastung ein Zeichen dafür ist, dass sich das Unternehmen nicht um seine Mitarbeitenden kümmert. Kurz gesagt, sowohl die Produktivität als auch die Rentabilität leiden.

Fehlzeiten können auch ein Problem für die Einhaltung von staatlichen Gesetzen werden, wenn Unternehmen die gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf den Urlaub ihrer Beschäftigten nicht einhalten. Dazu gehören der falsche Umgang mit der gesetzlichen Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, die Nichtberücksichtigung von krankheits- oder behinderungsbedingten Abwesenheiten nach dem Gleichstellungsgesetz oder Verstöße gegen Vertragsbedingungen.

Wiederholte Abwesenheiten ohne ordnungsgemäße Dokumentation können auch formale Verfahren erfordern, um rechtskonform zu bleiben und Klagen wegen ungerechter Behandlung oder Diskriminierung zu vermeiden.

Darüber hinaus kann Präsentismus, d.h. die Tatsache, dass Beschäftigte trotz ihres Unwohlseins weiterarbeiten, sogar noch teurer sein als Fehlzeiten selbst. Während die Person körperlich anwesend ist, ist ihre Produktivität oft deutlich reduziert, und sie neigt eher dazu, Fehler zu machen.

Die Arbeit im Krankheitsfall kann auch die Genesungszeit verlängern, was zu einer längeren Leistungsschwäche und oft zu höheren Kosten führt als eine Abwesenheit vom Arbeitsplatz. In geteilten Arbeitsumgebungen kann der Präsentismus auch zur Verbreitung von Krankheiten beitragen.

Im Laufe der Zeit kann diese Kultur des „Durchdrückens“ die Moral untergraben und ein unhaltbares Arbeitsumfeld schaffen. Untersuchungen zeigen, dass die versteckten Kosten von Präsentismus fünf- bis zehnmal höher sein können als die durch Fehlzeiten verursachten Kosten.

Wie man Fehlzeiten misst und verfolgt

Um Ausfallzeiten effektiv zu messen, muss man wissen, wie man sie berechnet. Die am häufigsten verwendete Formel lautet:

Fehlzeitenquote (%) = (Gesamtzahl der unentschuldigten Abwesenheiten ÷ Gesamtzahl der verfügbaren Arbeitstage) × 100

Dieser Prozentsatz hilft den HR-Teams, Trends zu erkennen und Abteilungen oder Personen mit überdurchschnittlich hohen Fehlzeiten zu identifizieren.

Es ist wichtig, dies von der Ausfallzeitquote zu unterscheiden, die die durch Abwesenheit verlorenen Stunden oder Tage im Verhältnis zur gesamten geplanten Arbeitszeit misst und einen umfassenderen Blick auf die Auswirkungen auf die Produktivität bietet.

Gespräche zur Rückkehr an den Arbeitsplatz sind eine weitere wertvolle Maßnahme. Sie helfen nicht nur dabei, den Kontext der Abwesenheit zu erfassen, sondern schaffen auch einen Raum, in dem die Beschäftigten mitteilen können, ob sie mit persönlichen, mentalen oder arbeitsplatzbezogenen Herausforderungen zu kämpfen haben. Dieser Schritt kann zwischen einmaligen Abwesenheiten und wiederkehrenden Mustern unterscheiden, die ein Zeichen für Unzufriedenheit sein können.

Darüber hinaus können fortlaufende Muster bei Fehlzeiten, wie häufige Abwesenheit am Montag oder Nichterscheinen nach dem Urlaub, auf eine zugrunde liegende Unzufriedenheit oder Burnout hinweisen. Wenn du diese Trends zusammen mit den Daten zum Mitarbeiterengagement verfolgst, können Personalverantwortliche mögliche Probleme frühzeitig angehen, bevor sie chronisch werden.

Durch die Kombination von quantitativem Tracking mit qualitativen Erkenntnissen können Organisationen die Ursachen für Fehlzeiten aufdecken und mit sinnvollen, unterstützenden Maßnahmen reagieren.

Wie du Fehlzeiten verhinderst und reduzierst

Die Verhinderung von Fehlzeiten erfordert einen proaktiven, ganzheitlichen Ansatz, der sowohl die individuellen als auch die organisatorischen Bedürfnisse berücksichtigt.

🍎 Programme zur Förderung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz: Biete Initiativen wie Unterstützung für das mentale Wohlbefinden, Workshops zur Stressbewältigung und Rabatte für Fitnessstudios an, um das körperliche und emotionale Wohlbefinden der Teammitglieder zu fördern. Studien unterstreichen die Auswirkungen von Wellness Programmen auf Fehlzeiten. Diese Programme signalisieren den Teammitgliedern, dass ihre Gesundheit eine Priorität ist, was stressbedingte Fehlzeiten reduzieren kann.

🕓 Flexible Arbeitsmöglichkeiten: Hybride Arbeitszeiten, Homeoffice und flexible Arbeitszeiten fördern die Work-Life-Balance und geben den Teammitgliedern mehr Autonomie über ihre Zeit. Flexibilität ermöglicht es ihnen, ihre persönlichen Verpflichtungen zu bewältigen, ohne ein ungesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben aufrechtzuerhalten, was die Wahrscheinlichkeit ungeplanter Abwesenheiten verringert.

🤝 Unterstützendes Arbeitsumfeld: Schaffe eine Kultur der psychologischen Sicherheit, indem du Offenheit förderst, Auszeiten normalisierst und übermäßigen Wettbewerb verhinderst, der zu Burnout führen kann. Wenn sich die Teammitglieder sicher fühlen, dass sie ihre Meinung sagen und sich Zeit nehmen können, wenn sie es brauchen, bleiben sie eher gesund und engagiert.

📋 Klare Anwesenheitsrichtlinien: Lege klare Erwartungen an die Anwesenheit fest, einschließlich der Verfahren für die Meldung von Abwesenheiten und der Konsequenzen bei Nichteinhaltung. Transparente Richtlinien tragen dazu bei, Unklarheiten zu beseitigen, Missverständnisse zu vermeiden und eine Kultur der Fairness und Verantwortlichkeit zu fördern.

🔎 Frühzeitige Interventionsstrategien: Nutze Gespräche zur Rückkehr an den Arbeitsplatz, regelmäßige Umfragen zum Engagement und Check-Ins bei den Vorgesetzten, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Unterstützung anzubieten, bevor die Probleme eskalieren. Ein frühzeitiges Eingreifen ermöglicht es den HR-Teams, die Ursachen und nicht die Symptome zu bekämpfen und so langfristige Abwesenheiten zu verhindern.

⚖️ Rechtliche Überlegungen und Einhaltung: Stelle sicher, dass du dich an die lokalen Arbeitsgesetze wie Arbeitsgesetze wie das Kündigungsschutzgesetz (KSchG), das Mutterschutzgesetz (MuSchG), das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und vergleichbare Regelungen in deinem Land hältst, um Einhaltungsrisiken zu vermeiden und die Beschäftigten fair zu unterstützen. Das Verständnis der rechtlichen Verpflichtungen hilft dabei, Richtlinien zu erstellen, die sowohl effektiv sind als auch die Rechte der Mitarbeitenden schützen.

🔄 Unterstützung bei der Rückkehr: Strukturierte Wiedereingliederungsprogramme helfen den Teammitgliedern, nach langer Abwesenheit reibungslos wieder an den Arbeitsplatz zurückzukehren, und unterstützen sowohl die Erholung als auch die Leistungsfähigkeit. Diese Programme sorgen dafür, dass sich die Teammitglieder willkommen und vorbereitet fühlen, was die Wahrscheinlichkeit wiederholter Abwesenheit verringert und den langfristigen Erfolg fördert.

🧰 Wie OpenUp helfen kann: OpenUp unterstützt Organisationen und Teammitglieder mit maßgeschneiderter Beratung zum mentalen Wohlbefinden. Dazu gehören 1:1 Sitzungen mit Psycholog*innen oder Gesundheitsberater*innen, Gruppensitzungen zu verschiedenen Themen und Ressourcen zum selbstgesteuerten Lernen.

Die Reduzierung von Fehlzeiten beginnt damit, die Menschen hinter den Mustern zu verstehen und ihnen die richtige Unterstützung zu geben, damit sie gesund, motiviert und engagiert bleiben. Wenn du herausfinden möchtest, wie OpenUp deiner Organisation helfen kann, Fehlzeiten zu minimieren und einen widerstandsfähigeren Arbeitsplatz zu schaffen, buche noch heute eine kostenlose Demo mit unserem Team.